Especialidad de Secretariado

Actividades Profesionales

Requisitos

  1. ¿Cuál es el papel del secretario dentro de una institución?

    Respuesta: El secretario es el profesional que organiza y apoya el funcionamiento administrativo de una institución: se encarga de la agenda y los compromisos, organiza documentos y archivos, redacta cartas, actas y correos electrónicos, atiende al público y al teléfono, agenda reuniones y da soporte a la dirección. Es una pieza clave para que todo funcione de forma organizada y eficiente. — El secretario es el organizador entre bastidores: mantiene los documentos, la agenda y la comunicación en orden para que la institución funcione bien.

  2. Desempeñar la función de secretario de unidad o consejero durante un mínimo de 3 meses. Durante ese período, mantener los libros e informes de la unidad al día y bien organizados.
  3. Hacer una pasantía en una oficina o escuela durante un mínimo de 1 semana en la función de secretario o auxiliar. En este período, realizar 3 de las tareas siguientes:
    • Saber cómo hacer llamadas urbanas e interurbanas e identificar sus costos.
    • Conocer la organización de una oficina.
    • Saber organizar un archivo.
    • Conocer nociones básicas de atención al público.
    • Organizar un fichero con, como mínimo, 30 números telefónicos.
    • Organizar la agenda personal de compromisos de otras personas.
    • Saber operar una central telefónica simple y un aparato de fax.
  4. Descubre cómo funcionan los siguientes procesos bancarios:
    • Retiros y extractos
    • Llenado de cheques
    • Depósitos
    • Pago de cuentas
    • Tarifas e impuestos
  5. Tener conocimiento básico de técnicas de redacción:
    • Oficios
    • Memorandos
    • Cartas
    • Correos electrónicos

    Respuesta: 1) Oficios: comunicación oficial y formal intercambiada entre instituciones, autoridades o reparticiones. Tiene una estructura definida — número y fecha, vocativo/destinatario, texto en lenguaje formal e impersonal, cierre de cortesía y firma con cargo. 2) Memorandos: comunicación interna, breve y objetiva, usada entre sectores o personas de la misma institución. Va directo al asunto, con remitente, destinatario, fecha y un mensaje corto y claro. 3) Cartas: comunicación que puede ser formal o personal, dirigida a una persona u organización. Tiene lugar y fecha, saludo inicial, cuerpo del texto y despedida con firma; el tono varía según el destinatario. 4) Correos electrónicos: mensaje electrónico usado para comunicación rápida. En el uso profesional debe tener un asunto claro y específico, saludo, texto objetivo y bien dividido, cierre cordial y firma. En todos estos textos rigen las mismas cualidades: claridad, corrección gramatical, objetividad y cordialidad. — Cada documento tiene su forma: el oficio y el memorando son formales/institucionales; las cartas y los correos electrónicos varían — pero todos exigen claridad y corrección.

  6. Saber cómo elaborar un acta y un orden del día para reuniones.

    Respuesta: Orden del día: es la lista de los asuntos que se tratarán en la reunión, elaborada ANTES de ella, con fecha, hora, lugar y los temas en orden. Acta: es el registro ESCRITO de lo que ocurrió en la reunión, hecho durante/después, conteniendo fecha, hora, lugar, presentes, los asuntos discutidos, las decisiones tomadas y la firma de los responsables. El orden del día organiza; el acta documenta. — El orden del día planifica la reunión (antes); el acta registra lo que se decidió (después) — documentos esenciales del secretario.

  7. Saber redactar textos con calidad y escribir un texto de, como mínimo, 1 página definiendo la profesión de secretario.

    Respuesta: Para redactar con calidad se necesita claridad, objetividad, buena ortografía y gramática, organización de las ideas (introducción, desarrollo y conclusión) y adecuación al tipo de texto y al lector. En cuanto a la profesión: el secretario es el profesional responsable de organizar y dar soporte administrativo a una persona, sector o institución — gestionando la agenda, los documentos, la comunicación y la atención —, siendo esencial para la eficiencia y la buena imagen del lugar donde trabaja. (El texto de 1 página es la tarea que debe producir el conquistador.) — Escribir bien es la principal herramienta del secretario: claridad, corrección y organización definen la calidad de su trabajo.

  8. Saber cómo los conceptos de contabilidad son importantes para el servicio del secretario.

    Respuesta: Los conceptos básicos de contabilidad son importantes porque el secretario muchas veces se ocupa del control de gastos, recibos, facturas, rendición de cuentas e informes. Saber registrar entradas y salidas, organizar comprobantes y entender un balance de comprobación ayuda a mantener las finanzas de la institución transparentes y en orden. — Aunque no sea contador, el secretario organiza documentos y cuentas — las nociones de contabilidad hacen que ese trabajo sea confiable.