Especialidade de Secretariado

Atividades Profissionais

Requisitos

  1. Qual é o papel do secretário dentro de uma instituição?

    Resposta: O secretário é o profissional que organiza e apoia o funcionamento administrativo de uma instituição: cuida da agenda e dos compromissos, organiza documentos e arquivos, redige cartas, atas e e-mails, atende ao público e ao telefone, marca reuniões e dá suporte à direção. É peça-chave para que tudo funcione de forma organizada e eficiente. — O secretário é o organizador dos bastidores: mantém documentos, agenda e comunicação em ordem para a instituição funcionar bem.

  2. Ter a função de secretário de unidade ou conselheiro por, no mínimo, 3 meses. Durante esse período, manter os livros e relatórios da unidade em dia e bem organizados.
  3. Fazer estágio em um escritório ou escola durante um mínimo de 1 semana na função de secretário ou auxiliar. Neste período, realizar 3 das tarefas abaixo:
    • Saber como fazer ligações urbanas e interurbanas e identificar seus custos.
    • Conhecer a organização de um escritório.
    • Saber organizar um arquivo.
    • Conhecer noções básicas de atendimento ao público.
    • Organizar um fichário com, no mínimo, 30 números telefônicos.
    • Organizar a agenda pessoal de compromissos de outras pessoas.
    • Saber operar uma mesa telefônica simples e um aparelho de fax.
  4. Descubra como funcionam os processos bancários abaixo:
    • Saques e extratos
    • Preenchimento de cheques
    • Depósitos
    • Pagamento de contas
    • Tarifas e impostos
  5. Ter conhecimento básico de técnicas de redação:
    • Oficios
    • Memorandos
    • Cartas
    • E-mails

    Resposta: 1) Ofícios: comunicação oficial e formal trocada entre instituições, autoridades ou repartições. Tem estrutura definida — número e data, vocativo/destinatário, texto em linguagem formal e impessoal, fecho de cortesia e assinatura com cargo. 2) Memorandos: comunicação interna, breve e objetiva, usada entre setores ou pessoas da mesma instituição. Vai direto ao assunto, com remetente, destinatário, data e uma mensagem curta e clara. 3) Cartas: comunicação que pode ser formal ou pessoal, dirigida a uma pessoa ou organização. Tem local e data, saudação inicial, corpo do texto e despedida com assinatura; o tom varia conforme o destinatário. 4) E-mails: mensagem eletrônica usada para comunicação rápida. No uso profissional deve ter assunto claro e específico, saudação, texto objetivo e bem dividido, fecho cordial e assinatura. Em todos esses textos valem as mesmas qualidades: clareza, correção gramatical, objetividade e cordialidade. — Cada documento tem sua forma: ofício e memorando são formais/institucionais; cartas e e-mails variam — mas todos exigem clareza e correção.

  6. Saber como montar uma ata e uma pauta para reuniões.

    Resposta: Pauta: é a lista dos assuntos a serem tratados na reunião, feita ANTES dela, com data, hora, local e os temas em ordem. Ata: é o registro ESCRITO do que aconteceu na reunião, feito durante/depois, contendo data, hora, local, presentes, os assuntos discutidos, as decisões tomadas e a assinatura dos responsáveis. A pauta organiza; a ata documenta. — A pauta planeja a reunião (antes); a ata registra o que foi decidido (depois) — documentos essenciais do secretário.

  7. Saber como redigir textos com qualidade e escrever um texto com, no mínimo, 1 página definindo a profissão de secretário.

    Resposta: Para redigir com qualidade é preciso clareza, objetividade, boa ortografia e gramática, organização das ideias (introdução, desenvolvimento e conclusão) e adequação ao tipo de texto e ao leitor. Quanto à profissão: o secretário é o profissional responsável por organizar e dar suporte administrativo a uma pessoa, setor ou instituição — gerenciando agenda, documentos, comunicação e atendimento —, sendo essencial para a eficiência e a boa imagem do local onde atua. (O texto de 1 página é a tarefa a ser produzida pelo desbravador.) — Escrever bem é a principal ferramenta do secretário: clareza, correção e organização definem a qualidade do seu trabalho.

  8. Saber como os conceitos de contabilidade são importantes para o serviço do secretário.

    Resposta: Os conceitos básicos de contabilidade são importantes porque o secretário muitas vezes lida com controle de gastos, recibos, notas, prestação de contas e relatórios. Saber registrar entradas e saídas, organizar comprovantes e entender um balancete ajuda a manter as finanças da instituição transparentes e em ordem. — Mesmo sem ser contador, o secretário organiza documentos e contas — noções de contabilidade tornam esse trabalho confiável.