Es la misma escena cada fin de año. La Comisión de Nombramientos definió la directiva del año que viene, y ahí viene la segunda tanda de preguntas, casi siempre sin respuesta lista. ¿Dónde están las carpas y las cuerdas? ¿Cuánto hay en la caja del club? ¿Cuál es la contraseña del SGC? ¿Dónde está el libro de actas y la lista de miembros? ¿La directiva que entra empieza de cero?
Elegir quién va a dirigir es una cosa. Pasar el club de una mano a otra es otra, y es aquí donde la mayoría de los clubes tropieza, porque nadie junta en un solo lugar lo que hay que entregar. El resultado es conocido: material que desaparece, deuda que aparece en marzo, un registro de menor perdido, una directiva nueva bloqueada por culpa de un acceso que quedó con quien salió.
Este artículo trata solo del traspaso de gestión, el handover. No es sobre quién elige la directiva (eso es la Comisión de Nombramientos), ni sobre el cargo de director en sí (mira cómo ser director). Es sobre lo que la directiva que sale entrega y la que entra recibe: inventario, cuentas, contraseñas, archivos, historial y posesión. Cada bloque viene con lo que el Manual Administrativo del Club de Conquistadores (edición 2020, DSA) determina, lo que queda a criterio de tu iglesia y lo que es solo sentido común. Datos verificados el 23/07/2026 en las fuentes oficiales listadas al final.
¿Por qué el traspaso de gestión se atasca tanto?
Porque casi todo club trata el cambio como un evento social, una cena, una foto, un "gracias por la dedicación", y olvida que es, ante todo, una transferencia de responsabilidad y de bienes. Cuando la parte administrativa no se hace, la cuenta llega después: en febrero, cuando falta una carpa en el campamento; en marzo, cuando aparece una factura que nadie registró; en abril, cuando la directiva nueva descubre que no consigue ni entrar al sistema para inscribir al club en un evento.
El Manual Administrativo no deja esto a la suerte. Crea una exigencia anual pensando justamente en el cambio. Sobre el patrimonio del club, el texto es directo: debe ser registrado y votado por la Junta de la Iglesia local, anualmente, y el motivo principal es "para que, durante los cambios de dirección, nada se pierda". Es decir: el traspaso de gestión no es una buena práctica que alguien inventó, parte de él es norma escrita, con fecha marcada, cada año.
Para no mezclar las cosas, vale separar tres capas a lo largo de esta guía. Está lo que es norma de la DSA (el registro del patrimonio, el camino del dinero, la indicación anual de la directiva). Está lo que es decisión de tu iglesia y de tu club (el formato del inventario, el calendario de la entrega, quién revisa qué). Y está lo que es solo práctica de quien ya pasó por esto, ninguna norma lo manda, pero ignorarlo cuesta caro. Cuando algo no esté escrito en ningún lado, este artículo lo avisa.
¿Cuándo cambia la directiva, y quién entra en su lugar?
Aquí vive la primera confusión. La directiva que sale no elige a la que entra. El Manual Administrativo es claro: "la indicación del Director y Directores Asociados es realizada anualmente por la Comisión de Nombramientos de la Iglesia local" (cap. 3.3.1). Fíjate en el "anualmente": en el papel, la directiva se define cada año, aun cuando las mismas personas continúen. No existe mandato automático que se estire solo.
¿Y si alguien sale a mitad de camino? "En caso de desistimiento, cambio de ciudad o cualquier factor que les impida ejercer el cargo, corresponde a la Junta de la Iglesia local definir sus sustitutos." Es decir, tanto el cambio de fin de año como la sustitución a mitad de año pasan por la iglesia, no se resuelven dentro del club, entre amigos. Quien decide quién asume es la Comisión de Nombramientos y la Junta de la Iglesia; el paso a paso de esa elección está en cómo funciona la Comisión de Nombramientos.
Quien va a asumir debe encajar en el perfil que el Manual describe para el cargo: tener como mínimo 18 años, ser miembro regular de la Iglesia Adventista del Séptimo Día, concluir el curso de entrenamiento básico de directiva y, preferentemente, ser investido como líder. Si aún no es líder, la orientación es iniciar de inmediato la tarjeta de Clases Agrupadas y luego la de Líder. Estos requisitos son del cargo, no del traspaso, pero valen el aviso, porque de nada sirve que la iglesia vote un nombre que no puede firmar por el club. Para el detalle del papel, mira cómo ser director.
Guarda la distinción que organiza todo lo que viene a continuación: la Comisión de Nombramientos hace la elección; el traspaso de gestión es lo que la directiva antigua y la nueva hacen después de que la elección ya salió. Una cosa no sustituye a la otra. Tener el nombre votado no pone una carpa en la mano de nadie.
Inventario: lo que es del club no se va con nadie
Este es el corazón del traspaso, y es donde la norma es más firme. Los bienes del club son del club, no del director que compró, no de la familia que donó la carpa, no de la unidad que recaudó. Carpas, cuerdas, hachas, altavoz, cocina de camping, banderas: todo tiene dueño, y el dueño es el club.
Por eso el patrimonio debe estar, en palabras del Manual, "debidamente registrado y votado por la Junta de la Iglesia local, anualmente". Son dos motivos. El primero ya lo viste: que nada se pierda en el cambio de dirección. El segundo es práctico y casi nadie lo recuerda, el seguro patrimonial de la iglesia. Como los equipos suelen quedar guardados en una sala del edificio de la iglesia, si hay un robo, uno de los documentos exigidos para que el seguro reembolse el bien es justamente el registro de patrimonio votado por la Junta. Sin lista votada, no hay indemnización.
El registro de cada ítem pide cinco datos básicos:
| Campo del registro de patrimonio | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre del ítem | Carpa iglú 4 personas |
| Descripción | Color verde, con sobretecho y estacas |
| Estado de conservación | Bueno / usada una temporada |
| Valor estimado | R$ 450,00 |
| Fecha de adquisición | 03/2025 |
Y hay un detalle que mucha gente deja fuera: los ítems sin valor comercial también entran en la lista. El Manual cita expresamente libro de actas, libro de actos, trofeos, álbumes fotográficos y carpetas de secretaría, en esos casos, sin rellenar el valor estimado. La memoria del club es patrimonio tanto como la carpa. Es común que un álbum de veinte años desaparezca en un cambio de directiva simplemente porque nadie lo consideró "un bien".
En la práctica de la entrega, la regla de oro es revisar ítem por ítem, con la lista votada en la mano, junto con alguien de la directiva que entra. Y, siempre que el club adquiere un bien de mayor valor, la lista debe actualizarse y pasarse de nuevo por la Junta de la Iglesia, independientemente del mes. No esperes a diciembre para descubrir lo que existe.
Lee tambiénControl de patrimonio del clubLas cuentas: por qué el dinero del club está en la tesorería de la iglesia
Si imaginas el traspaso de las cuentas como el tesorero entregando un sobre de dinero al próximo, olvídalo. El Manual dibuja otra cosa. El tesorero del club "debe trabajar en conjunto con el Tesorero de la Iglesia, de forma que mantenga toda la caja del Club junto con la caja de la Iglesia". Y más: todo ingreso del club "debe ser transferido inmediatamente a la tesorería de la Iglesia", donde queda guardado como reserva para uso exclusivo del Club de Conquistadores.
Esto cambia completamente lo que significa "cerrar las cuentas" en el cambio. El dinero del club, oficialmente, no está con una persona, está en la tesorería de la iglesia, con destino marcado para el club. Cerrar las cuentas en el traspaso es, entonces, cuadrar el saldo con el tesorero de la iglesia, no abrir una caja fuerte. Esto protege a la directiva que sale de sospechas y a la que entra de heredar un agujero invisible.
Lo que debe estar en orden para que esa revisión cuadre:
- El registro de entradas y salidas, puede ser libro de caja de papelería, planilla o sistema en línea, da igual. La exigencia del Manual es que todas las entradas y todas las salidas estén registradas.
- Las facturas y comprobantes, archivados organizadamente, mes a mes. Todo ingreso y todo gasto, de la mensualidad recibida a la compra de una cuerda, debe tener comprobante anexado.
- Los balances mensuales. El tesorero emite mensualmente un balance de las finanzas para la Junta Ejecutiva; en el cambio, el último balance cerrado es el punto de partida de la revisión.
Un punto que evita peleas: como la caja es conjunta con la de la iglesia, el saldo del club puede confirmarse directamente con la tesorería de la iglesia. Si la directiva que sale dejó todo registrado y transferido, ese número cuadra al instante. Si no lo dejó, la directiva que entra descubre exactamente dónde están los agujeros, antes de asumir la culpa por ellos.
Contraseñas y acceso: el SGC no es una cuenta personal
El sistema oficial que registra al club es el SGC, el Sistema de Gestión de Clubes de la DSA. Es en él donde están el registro de los miembros, el seguro anual y el historial de clases y especialidades. Y aquí está el error más común del traspaso: tratar el login del SGC como una contraseña particular que se entrega en un papelito.
No lo es. El SGC tiene seis niveles de acceso, DSA, Uniones, Campos (Asociaciones/Misiones), Regionales, Distritales y Directiva de Clubes, y el acceso de la directiva lo gestiona el Campo. En la práctica, esto significa que la directiva que entra debe obtener su propio acceso, acudiendo a la secretaria de Conquistadores y Aventureros de su Campo, y no simplemente reutilizar el login de quien salió. Heredar una contraseña antigua es receta de dolor de cabeza: queda a nombre de la persona equivocada, y nadie sabe quién modificó qué.
La forma correcta, entonces, tiene dos manos: la directiva que sale no guarda el acceso para sí después de entregar el club, y la directiva que entra formaliza su propio registro ante el Campo. Mientras eso no se hace, el club puede quedarse sin poder renovar el seguro anual o inscribir miembros en eventos, bloqueos reales que aparecen en el peor momento.
Están además los accesos que no son norma, pero dan el mismo trabajo si quedan atrás: correo del club, perfiles en redes sociales, número de WhatsApp de la directiva, cuentas de aplicaciones de aviso con los padres. Ningún manual habla de ellos, pero todos suelen nacer a nombre de una persona. Lista esos accesos y transfiere administración o contraseña en la entrega, es sentido común puro. Y una nota honesta sobre herramientas: Desbravai ayuda al club a acompañar el día a día, pero la validación y el registro oficial siguen estando siempre en el SGC.
Archivos e historia: actas, actos, registros y tarjetas
Un club sin sus archivos es un club con amnesia. Y varios de esos documentos son responsabilidad directa del secretario, que en el traspaso entrega todo a la secretaría de la directiva siguiente.
El libro de actas es la memoria legal del club: registra los puntos de discusión y los resultados de todas las reuniones de las Juntas Ejecutiva y Regular. Puede ser manuscrito o mecanografiado, pero después de registrado el secretario debe, junto con el director, fechar, firmar y mantener en archivo. Es ese libro el que prueba lo que fue votado, desde un presupuesto de campamento hasta la aprobación del inventario. Perderlo en un cambio es perder la única prueba de las decisiones del club.
A su lado andan otros archivos que pasan de mano en mano:
- Libro de actos, el historial de las actividades ya realizadas por el club, evento a evento. No tiene formalidad rígida, pero cuenta la trayectoria del club.
- Registro de los miembros, el secretario es responsable del registro de todos los miembros; aun con el registro en el sistema, el Manual pide una copia física guardada en la secretaría del club. Cuidado redoblado aquí: son datos de niños y adolescentes, que no pueden simplemente circular sueltos en un cambio.
- Carpetas de secretaría y de campori, libro de oro, oficios, todo lo que la secretaría acumuló. Recuerda que buena parte de eso ya está (o debería estar) listada en el registro de patrimonio, aun sin valor comercial.
¿Y las tarjetas de clase de los conquistadores? Esas no pertenecen al club ni a la directiva, son del propio conquistador. Un cambio de directiva no borra lo que cada uno ya cumplió; los requisitos firmados siguen valiendo. El historial oficial de clases y especialidades, a su vez, queda en el SGC, que atraviesa el cambio de dirección sin borrarse. Si quieres entender cómo ese acervo de clase sobrevive a los cambios, mira orden de las clases y sus excepciones.
La lista de verificación del traspaso, y quién firma qué
Junta todo y el traspaso de gestión cabe en una lista de verificación. La tabla de abajo separa lo que hay que entregar, a quién, y dónde eso toca la norma:
| Qué entregar / cerrar | Quién valida | Base |
|---|---|---|
| Inventario del patrimonio revisado ítem por ítem | Junta de la Iglesia (registro votado) | Manual, cap. 3.6.5, "nada se pierda" en el cambio de dirección |
| Caja cerrada y saldo cuadrado | Tesorero de la iglesia | La caja del club es conjunta con la de la iglesia; el ingreso queda en la tesorería de la iglesia |
| Facturas y balances organizados | Tesorero que entra + Junta Ejecutiva | Todas las entradas y salidas registradas, comprobantes mes a mes |
| Acceso al SGC a nombre de la nueva directiva | Secretaria de Conquistadores del Campo | El SGC tiene 6 niveles de acceso, gestionados por el Campo |
| Libro de actas, libro de actos y registros | Secretario que entra | Los registros del club son del secretario; actas fechadas y firmadas |
| Nueva directiva en ejercicio | Junta de la Iglesia / Comisión de Nombramientos | Indicación anual de la directiva por la iglesia local |
La regla de autoridad, en una frase: la iglesia registra y vota (patrimonio y nueva directiva), el Campo controla el acceso al SGC, y las dos directivas, la que sale y la que entra, hacen la revisión de lo que es del club. El director, por ser elegido por la Comisión de Nombramientos, es miembro de la Junta de la Iglesia, y es allí, en la junta, donde el inventario y la directiva nueva ganan validez oficial.
Un último consejo de quien ya vio un traspaso convertirse en confusión: deja rastro por escrito. El inventario aprobado se convierte en un acta; la revisión de la caja se convierte en un documento firmado por las dos directivas y por el tesorero de la iglesia; la transferencia de los accesos se convierte en un mensaje guardado. No porque alguien desconfíe de alguien, sino porque, un año después, nadie recuerda un acuerdo que no quedó escrito. El traspaso bien hecho es el regalo más generoso que una directiva puede dejar a la próxima: un club entero, sin agujeros.