Toda unidade do Clube de Desbravadores tem uma história para guardar: quem chegou no horário, quem faltou três domingos seguidos, quem terminou a classe, quem visitou o hospital com o grupo. Essa história mora em dois lugares que quase todo clube chama por um apelido — a caderneta da unidade e a ficha de chamada.
Os dois têm nome oficial. O Manual Administrativo do Clube de Desbravadores, edição 2020 da Divisão Sul-Americana (DSA, a sede da Igreja Adventista para a América do Sul), chama a caderneta de pasta da Unidade e a chamada de ficha do Cantinho da Unidade, cujo modelo pronto é o Formulário D — Ficha de Avaliação da Unidade, na página 215 do próprio manual.
Este guia abre os dois documentos página por página: o que entra em cada um, quem preenche, quem confere, como a presença vira pontuação e relatório, e o que o manual deixa de propósito para cada clube decidir. Tudo apurado no PDF oficial em 21/07/2026.
Caderneta da unidade e ficha de chamada são a mesma coisa?
Não. São dois documentos diferentes que trabalham juntos, e confundir os dois é o erro número um de quem está começando. A caderneta é o arquivo da unidade inteira, do ano inteiro. A ficha de chamada é uma folha por mês, com um bloco por desbravador e, dentro do bloco, uma linha para cada reunião.
Uma observação honesta antes de seguir: a palavra caderneta não aparece no Manual Administrativo. É apelido de clube — e um apelido tão comum que virou busca no Google. O manual usa "pasta da Unidade". Se o seu regional falar em pasta e você em caderneta, estão falando da mesma coisa.
| Apelido no clube | Nome no manual | O que é | Onde fica | Quem cuida |
|---|---|---|---|---|
| Caderneta da unidade | Pasta da Unidade (seção 3.2.1) | Arquivo histórico do grupo: fichas, relatórios, certificados, cópias das chamadas | Arquivada na secretaria do clube; sai só para atualizar ou consultar | Conselheiro, em conjunto com o secretário da unidade |
| Ficha de chamada | Ficha do Cantinho da Unidade / Ficha de Avaliação da Unidade (Formulário D, p. 215) | Folha mensal de presença e avaliação, marcada reunião a reunião | Vai e volta toda semana; a cópia é arquivada na pasta | Secretário da unidade preenche; conselheiro confere |
As duas nascem da mesma lógica: o sistema de unidades — grupos de 6 a 8 desbravadores, número que o manual fixa como o apropriado para o programa funcionar. Grupo pequeno, registro simples. Se a sua ficha tem 20 nomes, o problema não é a ficha: é o tamanho da unidade.
O que registrar em cada página da caderneta da unidade?
O manual é específico. Na seção 3.2.1, intitulada "A identidade da Unidade", ele diz que a unidade precisa de uma secretaria organizada, deve preparar uma pasta ornamentada de acordo com o nome do grupo, e lista oito itens que precisam estar dentro. Trate cada item como uma aba, uma divisória, uma seção da sua caderneta.
| # | Página / aba da caderneta | O que o manual manda ter | Com que frequência atualizar |
|---|---|---|---|
| 1 | Ficha completa do desbravador | Foto, preferências (comidas, música, filmes, tempo livre, jogos), boletins escolares, lista de especialidades e classes | No início do ano e sempre que houver novidade |
| 2 | Relatório de visitas aos pais | O que foi conversado e a data da próxima visita já agendada | A cada visita — o manual sugere visitar a cada um ou dois meses |
| 3 | Relatório das atividades da unidade | Festas, acampamentos, visitas, caminhadas do grupo | Logo depois de cada atividade |
| 4 | Relatório de cada reunião do ano | Reuniões do clube, acampamentos e eventos do Campo, como Camporis e Olimpíadas | Toda reunião |
| 5 | Relatórios do Clube do Livro | O que cada desbravador leu e o relatório escrito que entregou | Mensal, no fechamento do rodízio de livros |
| 6 | Cópias de certificados | Classes, especialidades e cursos concluídos | A cada investidura ou curso |
| 7 | Cópias das fichas do Cantinho da Unidade | A chamada de cada mês, arquivada | Mensal, depois que o conselheiro entrega a original à secretaria |
| 8 | Documento de identificação | Cópia do documento de cada desbravador da unidade | Na matrícula |
Tem uma nona página que o manual pede em outro trecho e quase todo mundo esquece: a listagem de classes em andamento. Entre as funções do conselheiro está criar e manter atualizada uma lista com o nome de cada desbravador e a classe que ele está cumprindo, com data de início e uma data marcada para a conclusão — e o manual diz, com todas as letras, que essa lista deve ser anexada à pasta da unidade. É o que permite saber, daqui a dez anos, quais classes foram concluídas em cada ano, por unidade.
O que a norma manda e o que você escolhe. O manual define o conteúdo. O formato é livre: caderno costurado, fichário de argolas, pasta com plásticos, caderneta impressa em gráfica — nada disso está normatizado no manual, que só manda a pasta ser ornamentada de acordo com o nome da unidade. Padronizar o suporte, portanto, é decisão da diretoria do clube. Se o seu clube tem oito unidades, vale muito padronizar: pasta igual, divisórias iguais, tudo na mesma ordem.
Por que isso importa de verdade. O manual explica melhor do que qualquer argumento nosso: essa pasta vira o registro histórico do funcionamento da unidade, com a história de todos os desbravadores que passaram por ela. É fonte de consulta quando alguém precisar comprovar uma classe ou especialidade — e é o espelho do trabalho do conselheiro, que consegue comparar o próprio ano com o anterior e ver onde melhorar.
Quais são os campos da ficha de chamada oficial?
Aqui está o coração da busca. O Formulário D — Ficha de Avaliação da Unidade, na página 215 do manual, tem um cabeçalho com Unidade, Conselheiro e Mês/ano. A coluna da esquerda se chama Desbravadores e é dividida em blocos: o primeiro já vem rotulado Capitão:, o segundo Secretário:, e os demais ficam em branco. Dentro de cada bloco há seis linhas finas — uma para cada reunião do mês. É uma folha por mês, por unidade.
| Campo da ficha | O que ele registra | Momento certo de marcar |
|---|---|---|
| Data | A reunião a que aquela marcação se refere | Escreva antes de começar, não depois |
| Pontualidade | Se o desbravador chegou no horário da abertura | Na formatura de abertura, com o relógio na mão |
| Uniforme | Peças corretas, completas e conservadas | Uma olhada única durante a inspeção da abertura |
| Material | Se trouxe o que foi pedido: Bíblia, cartão de classe, material da atividade | Pergunta única, em voz alta, no início do cantinho |
| Disciplina | Comportamento durante toda a reunião | Só no fim, e com o conselheiro junto |
| Leitura bíblica | Se cumpriu a leitura combinada da semana | No cantinho, ao conferir o Ano Bíblico |
| Ajuda comunitária | Participação em ação social ou missionária do período | Quando a atividade acontecer |
| Mensalidade | Se a contribuição do mês está em dia | Uma vez por mês, com o tesoureiro da unidade |
| Total | A soma da linha, conforme a legenda de pontos impressa no rodapé do formulário | Ao fim de cada reunião e no fechamento do mês |
E a pontuação? Ela vem impressa. Este é o ponto que quase todo texto sobre o assunto erra: o rodapé da página 215 traz uma legenda oficial com o valor de cada item e a faixa de classificação final. Não é invenção de clube — está no manual, embaixo da própria grade.
| Item | Situação | Pontos |
|---|---|---|
| 1. Pontualidade | A — Presente a tempo | 20 |
| B — Atrasado (até 15 min) | 10 | |
| C — Ausente | 0 | |
| 2. Uniforme | A — Em ordem | 10 |
| B — Incompleto | 5 | |
| C — Sem uniforme | 0 | |
| 3. Material | A — Completo | 10 |
| B — Incompleto | 5 | |
| C — Sem material | 0 | |
| 4. Disciplina | Nenhuma falta durante a reunião | 20 |
| Falta | 0 | |
| 5. Leitura bíblica | A — Em dia | 30 |
| B — Atrasado até 1 semana | 10 | |
| C — Atrasado | 0 | |
| 6. Ajuda comunitária | Ajudou alguém que estava precisando, durante a semana atual | 20 |
| 7. Mensalidade | A — Em dia | 15 |
| B — Atrasado | 0 | |
| Classificação | Verde | 100 a 125 |
| Amarelo | 75 a 99 | |
| Vermelho | abaixo de 75 |
Somando os máximos dos sete itens, a nota cheia é 125 pontos — e é por isso que a faixa verde começa em 100. Repare também que a coluna Data e a coluna Total não valem ponto: uma identifica a reunião, a outra fecha a conta. Uma ressalva de leitura: como 125 é exatamente a soma de uma linha, a classificação parece ser por reunião, mas o manual não escreve isso em nenhum lugar — se o seu clube preferir aplicar as cores à média do mês, não está contrariando norma nenhuma.
E o culto? E a classe? Muitas fichas que circulam pela internet trazem colunas de "culto", "devoção" ou "obra missionária". Elas não estão no Formulário D — mas também não são proibidas. O manual dá essa liberdade de forma explícita: cada clube deve determinar as diretrizes pelas quais os membros serão avaliados, e o conselheiro preenche a ficha "com os itens propostos". Ou seja: adaptar colunas é legítimo, desde que a diretoria aprove. Já a classe em andamento não vira coluna — ela mora na listagem própria, com data de início e de conclusão, anexada à pasta.
Um detalhe para quem gosta de precisão. Ao descrever as funções do conselheiro, o manual manda entregar mensalmente à secretaria do clube a ficha de avaliação de cada desbravador e a chama de "formulário E". No índice e nas páginas de formulários, porém, a Ficha de Avaliação da Unidade aparece como Formulário D (p. 215) — o Anexo E é a carta de recomendação. É uma inconsistência de numeração da edição 2020, apurada no PDF oficial em 21/07/2026. Na dúvida, procure pelo nome, não pela letra. Vale a mesma honestidade sobre outro ponto: o manual nunca escreve, em uma frase só, que "a ficha do Cantinho da Unidade é o Formulário D". A ligação vem dos textos — o secretário preenche a ficha do Cantinho, que é a ficha de avaliação semanal de cada desbravador, e o formulário com esse nome é o D. É a leitura que os clubes fazem, e é a única coerente com o material publicado.
Leia tambémPontuação de unidadesQuem preenche a ficha e quem confere?
Essa é a pergunta que mais gera confusão em clube novo, e o manual responde sem rodeio: quem preenche é o secretário da unidade — um desbravador, eleito pelos próprios colegas, não um adulto. Entre as funções dele está "preencher a ficha do Cantinho da Unidade", mantendo em dia a ficha de avaliação semanal de cada desbravador, sendo honesto em suas marcações. O mandato vai de três meses a um ano, conforme o padrão aprovado pela Comissão Executiva, e ele usa uma insígnia da função durante as atividades.
| Etapa | Quem faz | O que faz | Quando |
|---|---|---|---|
| Reunir o grupo no horário | Capitão da unidade | É o responsável pela presença da unidade no momento convocado e apresenta o grupo ao diretor na abertura | Toda reunião |
| Marcar a chamada | Secretário da unidade | Preenche a ficha do Cantinho da Unidade, com honestidade nas marcações | Toda reunião |
| Explicar à direção | Secretário da unidade | Serve de mensageiro entre a unidade e o diretor sobre pontualidade, frequência e uso do uniforme | Quando o conselheiro solicitar |
| Conferir e entregar | Conselheiro | Entrega à secretaria do clube a ficha de avaliação de cada desbravador devidamente preenchida | Mensalmente |
| Consolidar a pontuação | Secretário do clube | Registra todos os pontos e deméritos na ficha de registro permanente de cada desbravador | Contínuo |
| Acender o alerta | Secretário do clube | De posse das fichas das unidades, observa frequência e assiduidade e notifica o diretor quando alguém começa a faltar | Assim que o padrão aparecer |
| Reportar ao Campo | Secretário do clube e diretor | Preenche o relatório trimestral; o diretor entrega ao distrital/regional, que envia à Associação ou Missão | Trimestral |
Repare no desenho: o adulto não faz a chamada. O conselheiro coordena, confere e assina; quem marca é o adolescente. O manual justifica isso ao explicar o sistema de unidades: o grande segredo é a atribuição de responsabilidades aos juvenis e adolescentes. Se o conselheiro preenche tudo sozinho, o cargo perde a razão de existir — e o clube perde um líder em formação. Se a sua unidade ainda não elegeu ninguém, comece por aí: veja como funcionam o capitão e o secretário de unidade.
Um lembrete que evita briga: na ausência do capitão, é o secretário quem assume a unidade — ele é o segundo líder do grupo. E, na ausência do conselheiro, quem assume é a diretoria, com o auxílio do conselheiro associado.
Como a presença vira pontuação e relatório?
A ficha não existe para punir ninguém: ela alimenta o sistema de méritos do clube. O manual diz que o Cantinho da Unidade é o momento mais adequado para trabalhar esse sistema, e que a ficha de presença e acompanhamento de cada desbravador é item importante dele — devendo ser corretamente preenchida, pelo secretário, em todas as reuniões.
A régua oficial existe — e está na página 215. O rodapé do Formulário D traz a tabela completa: pontualidade vale até 20, uniforme até 10, material até 10, disciplina 20, leitura bíblica até 30, ajuda comunitária 20 e mensalidade 15. O total máximo é 125, e a classificação final é verde (100 a 125), amarelo (75 a 99) ou vermelho (abaixo de 75). Quem imprime a página do manual já leva a régua junto.
Onde a norma abre espaço. Ao mesmo tempo, o texto do manual diz que cada clube deve adotar o seu sistema de disciplina de acordo com a sua realidade e que cada clube determina as diretrizes pelas quais os membros serão avaliados. As duas coisas convivem: a tabela impressa é o padrão que vem pronto no formulário; ajustar pesos, criar prêmios trimestrais ou acrescentar itens é decisão do clube — e, como qualquer padrão do clube, passa pela diretoria. O que o manual não traz é o que fazer com a nota: prêmios, rankings e consequências não estão normatizados em lugar nenhum.
Para onde a presença vai depois. O caminho é curto e tem três paradas. Primeiro, a ficha da unidade chega à secretaria do clube, onde os pontos entram na ficha de registro permanente de cada desbravador. Segundo, a frequência vira diagnóstico: o Formulário C do manual — a Ficha de Diagnóstico do Clube — traz campos de número de reuniões no sábado e no domingo, reuniões de pais, reuniões de diretoria e a porcentagem de membros presentes, com assinatura do diretor e do regional. Terceiro, entra no relatório trimestral ao Campo.
Por que pontuar com cuidado. Uma coluna de disciplina marcada no calor do momento vira mágoa que dura o ano. O manual dá a pista ao tratar dos relatórios escritos do Clube do Livro: ele orienta o conselheiro a corrigir sem nunca expor um desbravador nem mostrar as observações para outro. O mesmo espírito vale para a chamada. Marque em particular, converse em particular, e use o número para procurar quem está sumindo — que é exatamente o motivo pelo qual o manual manda o secretário do clube avisar o diretor sobre faltas: para criar um plano de atenção especial junto com os conselheiros.
Como montar o seu modelo hoje, de graça e sem cadastro?
Você não precisa comprar caderneta nem entregar seu e-mail para ninguém. O modelo oficial está dentro de um PDF público e gratuito. O caminho, em cinco passos:
- 1. Baixe o manual. O PDF completo está no site oficial da DSA: Manual Administrativo do Clube de Desbravadores (edição 2020, cerca de 5 MB, 240 páginas). Verificado no ar em 21/07/2026.
- 2. Vá à página 215. É o Formulário D — Ficha de Avaliação da Unidade. Imprima uma folha por unidade, por mês.
- 3. Preencha o cabeçalho antes da reunião: nome da unidade, nome do conselheiro, mês e ano.
- 4. Escreva os nomes na coluna da esquerda, com o capitão no primeiro bloco e o secretário no segundo — é assim que o formulário oficial já vem rotulado.
- 5. No fim do mês, some a coluna Total usando a legenda do rodapé, classifique cada desbravador em verde, amarelo ou vermelho, entregue a original à secretaria do clube e arquive uma cópia na pasta da unidade (item 7 da caderneta).
Prefere montar a sua versão do zero, em planilha ou caderno? Sem problema — só garanta os campos mínimos, que são os do formulário: identificação da unidade, do conselheiro e do mês; um bloco por desbravador, com uma linha por reunião; e as colunas de data, pontualidade, uniforme, material, disciplina, leitura bíblica, ajuda comunitária, mensalidade e total. Leve junto a legenda de pontos e as faixas de classificação, senão o Total vira número solto. Colunas extras aprovadas pela diretoria (culto, obra missionária, Ano Bíblico) podem ser acrescentadas ao lado.
E os aplicativos? Vamos ser honestos. O registro que tem fé pública no Clube de Desbravadores é o do SGC, o Sistema de Gerenciamento de Clubes da DSA: matrícula de membros, cadastro de liderança, fichas médicas, classes, especialidades, unidades, tesouraria e, principalmente, o seguro anual. Isso nenhum app substitui, e nem deveria tentar. A única lista de módulos que a DSA publicou em página aberta é a do anúncio de lançamento, de 2015, e ela não cita chamada reunião a reunião. Como o SGC ganhou uma versão nova, anunciada pelos canais oficiais da DSA no fim de 2024, não dá para garantir por fora o que existe hoje: confirme no seu acesso e com a secretaria do seu Campo.
Ferramentas como o Desbravai vivem no outro lado da semana: agenda com as famílias, avanço de classes e especialidades, comunicação e memória do clube. Úteis, gratuitas — e sem nenhuma pretensão de substituir o registro oficial. Se algum sistema prometer isso, desconfie e ligue para o seu regional.
A caderneta guarda dado de menor de idade. E aí?
Sim, e essa é a parte que quase ninguém pensa. A caderneta da unidade concentra nome completo, endereço, escola, foto, boletim escolar e documento de identificação de crianças e adolescentes. E, na pasta individual guardada na secretaria, ainda entram ficha de saúde, alergias, doenças crônicas e receitas médicas — porque o manual exige que a informação de medicamento tomado no horário da reunião conste da ficha, com cópia da prescrição anexada.
O próprio manual já dá o procedimento de guarda: as pastas das unidades devem ser armazenadas na secretaria do clube e retiradas apenas para atualizações ou para acessar alguma informação. Não é pasta que mora na casa do conselheiro nem no porta-malas do carro.
Some a isso a lei brasileira. A LGPD (Lei nº 13.709/2018) classifica dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, inciso II) e reserva ao dado sensível hipóteses de tratamento mais estreitas que as do dado comum (art. 11). Já o art. 14 manda que dados de crianças e adolescentes sejam tratados no melhor interesse delas, com consentimento específico e destacado de pelo menos um dos pais ou do responsável legal no caso das crianças. Na prática, três hábitos resolvem a maior parte do risco: armário fechado para as pastas, nada de foto da ficha circulando em grupo de mensagens, e acesso restrito a quem realmente precisa — conselheiro, secretário do clube e diretoria.
Se o seu clube ainda não conversou sobre isso, o assunto é maior do que a caderneta: vale ler o guia de proteção infantil no clube antes de padronizar as pastas do ano.