Cada unidad del Club de Conquistadores tiene una historia que guardar: quién llegó a tiempo, quién faltó tres domingos seguidos, quién terminó la clase, quién visitó el hospital con el grupo. Esa historia vive en dos lugares que casi todo club llama por un apodo — la libreta de la unidad y la ficha de asistencia.
Ambos tienen nombre oficial. El Manual Administrativo del Club de Conquistadores, edición 2020 de la División Sudamericana (DSA, la sede de la Iglesia Adventista para Sudamérica), llama a la libreta carpeta de la Unidad y a la asistencia ficha del Rincón de la Unidad, cuyo modelo ya listo es el Formulario D — Ficha de Evaluación de la Unidad, en la página 215 del propio manual.
Esta guía abre los dos documentos página por página: qué va en cada uno, quién lo llena, quién lo revisa, cómo la asistencia se convierte en puntuación e informe, y qué deja el manual a propósito para que cada club decida. Todo verificado en el PDF oficial el 21/07/2026.
¿La libreta de la unidad y la ficha de asistencia son lo mismo?
No. Son dos documentos diferentes que trabajan juntos, y confundir los dos es el error número uno de quien está empezando. La libreta es el archivo de toda la unidad, de todo el año. La ficha de asistencia es una hoja por mes, con un bloque por conquistador y, dentro del bloque, una línea para cada reunión.
Una observación honesta antes de seguir: la palabra libreta no aparece en el Manual Administrativo. Es un apodo de club — y un apodo tan común que se volvió búsqueda en Google. El manual usa "carpeta de la Unidad". Si tu regional habla de carpeta y tú de libreta, están hablando de lo mismo.
| Apodo en el club | Nombre en el manual | Qué es | Dónde queda | Quién la cuida |
|---|---|---|---|---|
| Libreta de la unidad | Carpeta de la Unidad (sección 3.2.1) | Archivo histórico del grupo: fichas, informes, certificados, copias de las asistencias | Archivada en la secretaría del club; sale solo para actualizar o consultar | Consejero, junto con el secretario de la unidad |
| Ficha de asistencia | Ficha del Rincón de la Unidad / Ficha de Evaluación de la Unidad (Formulario D, p. 215) | Hoja mensual de asistencia y evaluación, marcada reunión a reunión | Va y vuelve cada semana; la copia se archiva en la carpeta | La llena el secretario de la unidad; la revisa el consejero |
Ambas nacen de la misma lógica: el sistema de unidades — grupos de 6 a 8 conquistadores, número que el manual fija como el apropiado para que el programa funcione. Grupo pequeño, registro simple. Si tu ficha tiene 20 nombres, el problema no es la ficha: es el tamaño de la unidad.
¿Qué anotar en cada página de la libreta de la unidad?
El manual es específico. En la sección 3.2.1, titulada "La identidad de la Unidad", dice que la unidad necesita una secretaría organizada, debe preparar una carpeta decorada de acuerdo con el nombre del grupo, y enumera ocho ítems que deben estar dentro. Trata cada ítem como una pestaña, un separador, una sección de tu libreta.
| # | Página / pestaña de la libreta | Qué manda tener el manual | Con qué frecuencia actualizar |
|---|---|---|---|
| 1 | Ficha completa del conquistador | Foto, preferencias (comidas, música, películas, tiempo libre, juegos), boletines escolares, lista de especialidades y clases | Al inicio del año y siempre que haya novedades |
| 2 | Informe de visitas a los padres | Lo que se conversó y la fecha de la próxima visita ya agendada | En cada visita — el manual sugiere visitar cada uno o dos meses |
| 3 | Informe de las actividades de la unidad | Fiestas, campamentos, visitas, caminatas del grupo | Justo después de cada actividad |
| 4 | Informe de cada reunión del año | Reuniones del club, campamentos y eventos del Campo, como Camporis y Olimpiadas | Cada reunión |
| 5 | Informes del Club del Libro | Lo que cada conquistador leyó y el informe escrito que entregó | Mensual, al cierre de la rotación de libros |
| 6 | Copias de certificados | Clases, especialidades y cursos concluidos | En cada investidura o curso |
| 7 | Copias de las fichas del Rincón de la Unidad | La asistencia de cada mes, archivada | Mensual, después de que el consejero entrega el original a la secretaría |
| 8 | Documento de identificación | Copia del documento de cada conquistador de la unidad | En la matrícula |
Hay una novena página que el manual pide en otro tramo y que casi todos olvidan: el listado de clases en curso. Entre las funciones del consejero está crear y mantener actualizada una lista con el nombre de cada conquistador y la clase que está cursando, con fecha de inicio y una fecha prevista de conclusión — y el manual dice, con todas las letras, que esa lista debe anexarse a la carpeta de la unidad. Es lo que permite saber, dentro de diez años, qué clases se concluyeron cada año, por unidad.
Lo que la norma manda y lo que tú eliges. El manual define el contenido. El formato es libre: cuaderno cosido, fichero de argollas, carpeta con fundas plásticas, libreta impresa en imprenta — nada de eso está normado en el manual, que solo manda que la carpeta esté decorada de acuerdo con el nombre de la unidad. Estandarizar el soporte, entonces, es decisión de la directiva del club. Si tu club tiene ocho unidades, vale mucho la pena estandarizar: misma carpeta, mismos separadores, todo en el mismo orden.
Por qué esto importa de verdad. El manual lo explica mejor que cualquier argumento nuestro: esa carpeta se convierte en el registro histórico del funcionamiento de la unidad, con la historia de todos los conquistadores que pasaron por ella. Es fuente de consulta cuando alguien necesite comprobar una clase o especialidad — y es el espejo del trabajo del consejero, que puede comparar su propio año con el anterior y ver dónde mejorar.
¿Cuáles son los campos de la ficha de asistencia oficial?
Aquí está el corazón de la búsqueda. El Formulario D — Ficha de Evaluación de la Unidad, en la página 215 del manual, tiene un encabezado con Unidad, Consejero y Mes/año. La columna de la izquierda se llama Conquistadores y está dividida en bloques: el primero ya viene rotulado Capitán:, el segundo Secretario:, y los demás quedan en blanco. Dentro de cada bloque hay seis líneas finas — una para cada reunión del mes. Es una hoja por mes, por unidad.
| Campo de la ficha | Qué registra | Momento correcto de marcar |
|---|---|---|
| Fecha | La reunión a la que se refiere esa marcación | Anótala antes de empezar, no después |
| Puntualidad | Si el conquistador llegó a la hora de apertura | En la formación de apertura, reloj en mano |
| Uniforme | Piezas correctas, completas y en buen estado | Una sola mirada durante la inspección de apertura |
| Material | Si trajo lo que se pidió: Biblia, tarjeta de clase, material de la actividad | Pregunta única, en voz alta, al inicio del rincón |
| Disciplina | Comportamiento durante toda la reunión | Solo al final, y junto con el consejero |
| Lectura bíblica | Si cumplió la lectura acordada de la semana | En el rincón, al revisar el Año Bíblico |
| Ayuda comunitaria | Participación en acción social o misionera del período | Cuando ocurra la actividad |
| Mensualidad | Si la contribución del mes está al día | Una vez al mes, con el tesorero de la unidad |
| Total | La suma de la línea, según la leyenda de puntos impresa en el pie del formulario | Al final de cada reunión y al cierre del mes |
¿Y la puntuación? Viene impresa. Este es el punto que casi todo texto sobre el tema equivoca: el pie de página 215 trae una leyenda oficial con el valor de cada ítem y el rango de clasificación final. No es invención de club — está en el manual, debajo de la propia tabla.
| Ítem | Situación | Puntos |
|---|---|---|
| 1. Puntualidad | A — Presente a tiempo | 20 |
| B — Atrasado (hasta 15 min) | 10 | |
| C — Ausente | 0 | |
| 2. Uniforme | A — En orden | 10 |
| B — Incompleto | 5 | |
| C — Sin uniforme | 0 | |
| 3. Material | A — Completo | 10 |
| B — Incompleto | 5 | |
| C — Sin material | 0 | |
| 4. Disciplina | Ninguna falta durante la reunión | 20 |
| Falta | 0 | |
| 5. Lectura bíblica | A — Al día | 30 |
| B — Atrasado hasta 1 semana | 10 | |
| C — Atrasado | 0 | |
| 6. Ayuda comunitaria | Ayudó a alguien que lo necesitaba, durante la semana actual | 20 |
| 7. Mensualidad | A — Al día | 15 |
| B — Atrasado | 0 | |
| Clasificación | Verde | 100 a 125 |
| Amarillo | 75 a 99 | |
| Rojo | por debajo de 75 |
Sumando los máximos de los siete ítems, la nota completa es 125 puntos — y por eso la franja verde empieza en 100. Fíjate también en que la columna Fecha y la columna Total no valen puntos: una identifica la reunión, la otra cierra la cuenta. Una salvedad de lectura: como 125 es exactamente la suma de una línea, la clasificación parece ser por reunión, pero el manual no lo escribe en ninguna parte — si tu club prefiere aplicar los colores al promedio del mes, no está contrariando ninguna norma.
¿Y el culto? ¿Y la clase? Muchas fichas que circulan por internet traen columnas de "culto", "devoción" u "obra misionera". Ellas no están en el Formulario D — pero tampoco están prohibidas. El manual da esa libertad de forma explícita: cada club debe determinar las directrices con las que se evaluará a los miembros, y el consejero llena la ficha "con los ítems propuestos". Es decir: adaptar columnas es legítimo, siempre que la directiva lo apruebe. En cambio, la clase en curso no se vuelve columna — ella vive en su propio listado, con fecha de inicio y de conclusión, anexado a la carpeta.
Un detalle para quien disfruta de la precisión. Al describir las funciones del consejero, el manual manda entregar mensualmente a la secretaría del club la ficha de evaluación de cada conquistador y la llama "formulario E". Sin embargo, en el índice y en las páginas de formularios, la Ficha de Evaluación de la Unidad aparece como Formulario D (p. 215) — el Anexo E es la carta de recomendación. Es una inconsistencia de numeración de la edición 2020, verificada en el PDF oficial el 21/07/2026. En caso de duda, busca por el nombre, no por la letra. Vale la misma honestidad sobre otro punto: el manual nunca escribe, en una sola frase, que "la ficha del Rincón de la Unidad es el Formulario D". El vínculo viene de los textos — el secretario llena la ficha del Rincón, que es la ficha de evaluación semanal de cada conquistador, y el formulario con ese nombre es el D. Es la lectura que hacen los clubes, y es la única coherente con el material publicado.
Lee tambiénPuntuación de unidades¿Quién llena la ficha y quién la revisa?
Esta es la pregunta que más confusión genera en un club nuevo, y el manual responde sin rodeos: quien la llena es el secretario de la unidad — un conquistador, elegido por sus propios compañeros, no un adulto. Entre sus funciones está "llenar la ficha del Rincón de la Unidad", manteniendo al día la ficha de evaluación semanal de cada conquistador, siendo honesto en sus marcaciones. El mandato va de tres meses a un año, conforme al estándar aprobado por la Comisión Ejecutiva, y usa una insignia del cargo durante las actividades.
| Etapa | Quién lo hace | Qué hace | Cuándo |
|---|---|---|---|
| Reunir al grupo a la hora | Capitán de la unidad | Es responsable de la presencia de la unidad en el momento convocado y presenta al grupo al director en la apertura | Cada reunión |
| Marcar la asistencia | Secretario de la unidad | Llena la ficha del Rincón de la Unidad, con honestidad en las marcaciones | Cada reunión |
| Informar a la dirección | Secretario de la unidad | Sirve de mensajero entre la unidad y el director sobre puntualidad, asistencia y uso del uniforme | Cuando el consejero lo solicite |
| Revisar y entregar | Consejero | Entrega a la secretaría del club la ficha de evaluación de cada conquistador debidamente llena | Mensualmente |
| Consolidar la puntuación | Secretario del club | Registra todos los puntos y deméritos en la ficha de registro permanente de cada conquistador | Continuo |
| Encender la alerta | Secretario del club | Con las fichas de las unidades en mano, observa asistencia y constancia y notifica al director cuando alguien empieza a faltar | Tan pronto aparezca el patrón |
| Reportar al Campo | Secretario del club y director | Llena el informe trimestral; el director lo entrega al distrital/regional, que lo envía a la Asociación o Misión | Trimestral |
Fíjate en el diseño: el adulto no hace la asistencia. El consejero coordina, revisa y firma; quien marca es el adolescente. El manual lo justifica al explicar el sistema de unidades: el gran secreto es la asignación de responsabilidades a los juveniles y adolescentes. Si el consejero llena todo solo, el cargo pierde su razón de ser — y el club pierde a un líder en formación. Si tu unidad todavía no eligió a nadie, empieza por ahí: mira cómo funcionan el capitán y el secretario de unidad.
Un recordatorio que evita peleas: en ausencia del capitán, es el secretario quien asume la unidad — él es el segundo líder del grupo. Y, en ausencia del consejero, quien asume es la directiva, con el auxilio del consejero asociado.
¿Cómo la asistencia se convierte en puntuación e informe?
La ficha no existe para castigar a nadie: alimenta el sistema de méritos del club. El manual dice que el Rincón de la Unidad es el momento más adecuado para trabajar ese sistema, y que la ficha de asistencia y seguimiento de cada conquistador es un ítem importante de él — debiendo ser correctamente llenada, por el secretario, en todas las reuniones.
La regla oficial existe — y está en la página 215. El pie del Formulario D trae la tabla completa: puntualidad vale hasta 20, uniforme hasta 10, material hasta 10, disciplina 20, lectura bíblica hasta 30, ayuda comunitaria 20 y mensualidad 15. El total máximo es 125, y la clasificación final es verde (100 a 125), amarillo (75 a 99) o rojo (por debajo de 75). Quien imprime la página del manual ya lleva la regla incluida.
Dónde la norma abre espacio. Al mismo tiempo, el texto del manual dice que cada club debe adoptar su propio sistema de disciplina de acuerdo con su realidad y que cada club determina las directrices con las que se evaluará a los miembros. Las dos cosas conviven: la tabla impresa es el estándar que ya viene listo en el formulario; ajustar pesos, crear premios trimestrales o agregar ítems es decisión del club — y, como cualquier estándar del club, pasa por la directiva. Lo que el manual no trae es qué hacer con la nota: premios, rankings y consecuencias no están normados en ningún lugar.
A dónde va la asistencia después. El camino es corto y tiene tres paradas. Primero, la ficha de la unidad llega a la secretaría del club, donde los puntos entran en la ficha de registro permanente de cada conquistador. Segundo, la asistencia se convierte en diagnóstico: el Formulario C del manual — la Ficha de Diagnóstico del Club — trae campos de número de reuniones el sábado y el domingo, reuniones de padres, reuniones de directiva y el porcentaje de miembros presentes, con firma del director y del regional. Tercero, entra en el informe trimestral al Campo.
Por qué puntuar con cuidado. Una columna de disciplina marcada en caliente se vuelve un resentimiento que dura todo el año. El manual da la pista al tratar los informes escritos del Club del Libro: orienta al consejero a corregir sin exponer nunca a un conquistador ni mostrar las observaciones a otro. El mismo espíritu vale para la asistencia. Marca en privado, conversa en privado, y usa el número para buscar a quien está desapareciendo — que es exactamente el motivo por el cual el manual manda al secretario del club avisar al director sobre las faltas: para crear un plan de atención especial junto con los consejeros.
¿Cómo armar tu modelo hoy, gratis y sin registro?
No necesitas comprar una libreta ni entregar tu correo a nadie. El modelo oficial está dentro de un PDF público y gratuito. El camino, en cinco pasos:
- 1. Descarga el manual. El PDF completo está en el sitio oficial de la DSA: Manual Administrativo del Club de Conquistadores (edición 2020, cerca de 5 MB, 240 páginas). Verificado en línea el 21/07/2026.
- 2. Ve a la página 215. Es el Formulario D — Ficha de Evaluación de la Unidad. Imprime una hoja por unidad, por mes.
- 3. Llena el encabezado antes de la reunión: nombre de la unidad, nombre del consejero, mes y año.
- 4. Escribe los nombres en la columna de la izquierda, con el capitán en el primer bloque y el secretario en el segundo — así es como ya viene rotulado el formulario oficial.
- 5. Al final del mes, suma la columna Total usando la leyenda del pie de página, clasifica a cada conquistador en verde, amarillo o rojo, entrega el original a la secretaría del club y archiva una copia en la carpeta de la unidad (ítem 7 de la libreta).
¿Prefieres armar tu propia versión desde cero, en hoja de cálculo o cuaderno? No hay problema — solo asegura los campos mínimos, que son los del formulario: identificación de la unidad, del consejero y del mes; un bloque por conquistador, con una línea por reunión; y las columnas de fecha, puntualidad, uniforme, material, disciplina, lectura bíblica, ayuda comunitaria, mensualidad y total. Lleva también la leyenda de puntos y los rangos de clasificación, si no el Total se convierte en un número suelto. Columnas adicionales aprobadas por la directiva (culto, obra misionera, Año Bíblico) se pueden agregar al lado.
¿Y las aplicaciones? Seamos honestos. El registro con fe pública en el Club de Conquistadores es el del SGC, el Sistema de Gestión de Clubes de la DSA: matrícula de miembros, registro de liderazgo, fichas médicas, clases, especialidades, unidades, tesorería y, sobre todo, el seguro anual. Eso ninguna app lo sustituye, ni debería intentarlo. La única lista de módulos que la DSA publicó en página abierta es la del anuncio de lanzamiento, de 2015, y no menciona la asistencia reunión a reunión. Como el SGC recibió una versión nueva, anunciada por los canales oficiales de la DSA a fines de 2024, no se puede garantizar desde afuera lo que existe hoy: confirma con tu acceso y con la secretaría de tu Campo.
Herramientas como Desbravai viven en el otro lado de la semana: agenda con las familias, avance de clases y especialidades, comunicación y memoria del club. Útiles, gratuitas — y sin ninguna pretensión de sustituir el registro oficial. Si algún sistema promete eso, desconfía y llama a tu regional.
La libreta guarda datos de menores de edad. ¿Y ahora?
Sí, y esta es la parte en la que casi nadie piensa. La libreta de la unidad concentra nombre completo, dirección, escuela, foto, boletín escolar y documento de identificación de niños y adolescentes. Y, en la carpeta individual guardada en la secretaría, todavía entran ficha de salud, alergias, enfermedades crónicas y recetas médicas — porque el manual exige que la información de medicamento tomado en el horario de la reunión conste en la ficha, con copia de la receta anexada.
El propio manual ya da el procedimiento de resguardo: las carpetas de las unidades deben almacenarse en la secretaría del club y retirarse solo para actualizaciones o para acceder a alguna información. No es una carpeta que viva en casa del consejero ni en la cajuela del auto.
A esto se suma la ley brasileña. La LGPD (Ley n.º 13.709/2018) clasifica el dato referente a la salud como dato personal sensible (art. 5.º, inciso II) y reserva al dato sensible hipótesis de tratamiento más estrechas que las del dato común (art. 11). El art. 14, por su parte, manda que los datos de niños y adolescentes se traten en su mejor interés, con consentimiento específico y destacado de al menos uno de los padres o del responsable legal en el caso de los niños. En la práctica, tres hábitos resuelven la mayor parte del riesgo: armario cerrado para las carpetas, nada de fotos de la ficha circulando en grupos de mensajería, y acceso restringido a quien realmente lo necesite — consejero, secretario del club y directiva.
Si tu club aún no ha hablado de esto, el tema es más grande que la libreta: vale la pena leer la guía de protección infantil en el club antes de estandarizar las carpetas del año.