Cómo organizar un campamento del club

Casi todo club acampa más de una vez al año, y es en el campamento donde el conquistador cumple buena parte de los requisitos de clase y de especialidad. La diferencia entre un fin de semana inolvidable y un domingo de llamadas nerviosas rara vez está en el lugar o en el presupuesto: está en el calendario. Quien empieza temprano llega entero.

Esta guía es para la directiva. Reúne lo que el Manual Administrativo del Club de Conquistadores (División Sudamericana, edición 2020) determina sobre campamentos con lo que la rutina de un club brasileño exige en la práctica: cronograma inverso, división de turnos, proporción de adultos, documentación y la agenda hora a hora de viernes a domingo. La parte de carpa, área y fogata está en nuestra guía de cómo montar un campamento.

Un aviso antes de empezar: donde el manual fija un número, aquí va el número. Donde solo lista la tarea sin definir un plazo, decimos con todas las letras que la fecha es sugerencia práctica — y no norma. Datos verificados el 12 de julio de 2026.

🗓️¿Con cuánta anticipación hay que empezar a organizar?

El manual no deja esto al gusto de cada quien. Al describir la planificación de un campamento, afirma que, para un mejor aprovechamiento, el trabajo debe empezar con al menos tres meses de anticipación, para que todos puedan cumplir bien sus funciones. Noventa días, por lo tanto, es el piso — no el lujo.

En ese mismo bloque, el manual enumera lo que la Comisión Ejecutiva del Club necesita resolver: elegir el modelo de campamento (recreativo, de instrucción, fijo o móvil), ofrecer la preparación física, técnica y espiritual al club, ir hasta el lugar y explorarlo, dividir las tareas entre la directiva, calcular los costos, listar lo que cada conquistador lleva y lo que no lleva, avisar y reunir a los padres, exigir la autorización firmada de cada menor y contratar transporte de una empresa idónea — siempre con seguro para todos.

En la visita al lugar, el manual manda revisar cosas muy concretas: la distancia hasta el hospital, la policía y los bomberos; si hay agua potable y cuál es la peligrosidad de las fuentes de agua; si los árboles dan sombra o amenazan con caerse; si hay señal de celular (llama al celular el posible mejor equipo de socorro); las rutas de socorro; el espacio para el número de participantes; y, claro, la autorización del propietario.

La tabla siguiente convierte esa lista en una cuenta regresiva. Preste atención a la columna Base: solo tres plazos están escritos en el manual (los tres meses, las tres semanas del devocional y la evaluación hasta una semana después). Los demás son una distribución práctica de las tareas que el manual manda hacer, pero sin fijar fecha. Adapte esto al tamaño de su club.

Cronograma inverso de un campamento de club. Los plazos marcados como "práctico" organizan tareas que el manual exige, pero para las cuales no define fecha.

📝¿Quién autoriza el campamento — y qué pasa si nadie autoriza?

Aquí están los tres documentos que separan a un club organizado de un dolor de cabeza jurídico. El primero es la autorización de la iglesia. Al tratar sobre actividades con pernoctación, el manual es explícito: aunque el programa ya esté en la planificación anual aprobada por la Comisión de la Iglesia a inicios del año, es necesario contar con un permiso de ella próximo a la fecha del evento. Si la salida es de una sola unidad, basta la autorización de la Comisión Ejecutiva del Club — siempre que la Comisión de la Iglesia lo sepa.

Esto no es una formalidad. El seguro anual de la ARM, según el propio manual, cubre solo reuniones regulares y eventos autorizados por la comisión de la iglesia local. Sin ese voto, el club puede estar acampando sin cobertura. Explicamos qué entra y qué no entra en cómo funciona el seguro anual.

El segundo documento es la autorización de los responsables. El manual exige a cada participante menor de edad la autorización firmada, además de recetas médicas, medicamentos y orientaciones sobre cualquier necesidad especial — y reunir todo en una carpeta de seguridad que viaja con la directiva. La Adventist Risk Management, la gestora de riesgos de la iglesia, añade a esa lista un consentimiento para tratamiento médico y el historial de alergias y condiciones de cada participante.

El tercero es la ley brasileña. El artículo 83 del ECA (Ley 8.069/1990), con la redacción dada por la Ley 13.812/2019, establece que ningún niño o adolescente menor de 16 años puede viajar fuera de la comarca donde vive, sin acompañamiento de los padres o responsables, sin autorización judicial. La propia ley abre dos excepciones: cuando el destino es una comarca contigua a la de residencia, dentro de la misma unidad de la Federación o de la misma región metropolitana; y cuando el menor viaja acompañado de un ascendiente o colateral mayor de edad hasta el tercer grado, con parentesco comprobado mediante documento, o de una persona mayor de edad expresamente autorizada por el padre, la madre o el responsable.

En la práctica del club, es la segunda excepción la que resuelve el problema: los responsables autorizan por escrito a un adulto de la directiva a viajar con su hijo. El texto del ECA no menciona firma reconocida (notarización), pero muchos clubes, transportadoras y Juzgados de la Infancia la solicitan — confirme con su Asociación o Misión y, si el destino es lejano, con el Juzgado de la Infancia de su comarca antes de imprimir los formularios.

Una nota honesta sobre herramientas: el registro del miembro, la ficha médica oficial y el seguro anual se gestionan en el SGC, el Sistema de Gestión de Clubes de la iglesia. Eso es insustituible — ninguna aplicación externa vale como registro oficial ni como póliza. Lo que hace un sistema de apoyo como Desbravai es el resto: armar turnos, controlar quién ya entregó la autorización, dividir el menú por unidad y avisar a las familias. Son cosas distintas, y vale la pena saber cuál es cuál.

👥¿Cuántos líderes para cuántos conquistadores?

Aquí es necesario separar dos capas, porque suelen confundirse. La primera es la estructura oficial del club en Sudamérica: el manual determina que toda unidad tenga de 6 a 8 conquistadores, agrupados por sexo y franja etaria, y que cada unidad sea coordinada por un consejero y, como máximo, un consejero asociado — hombre para las unidades masculinas, mujer para las femeninas, todos mayores de edad. De ese diseño nace la proporción real de un campamento. Entienda mejor en el sistema de unidades.

La segunda capa es la recomendación de seguridad por tipo de actividad, publicada por la Adventist Risk Management. Es importante ser transparentes: el Manual Administrativo de la División Sudamericana no publica una tabla numérica de proporción adulto por conquistador. Los números que siguen provienen de dos materiales de seguridad de la ARM, ambos escritos en inglés para la División Norteamericana, y funcionan como referencia de buena práctica — no como norma sudamericana. Su Asociación o Misión puede tener una orientación propia — pregunte antes.

Vale la pena registrar que los dos materiales de la ARM no usan la misma regla. El texto de 2021 sobre salidas de conquistadores habla de al menos 1 adulto por cada 6 como piso general, y lo ajusta a 1 por 4 en senderos y 1 por 2 en el agua. El texto de 2018 razona por nivel de riesgo y llega a admitir 1 por 12 en actividad de bajo riesgo. No son números contradictorios por casualidad: el de 2021 es el piso de una salida de club; el de 2018 varía según lo que exige la actividad. En caso de duda, use el número más estricto.

Lo que vale en las dos capas, sin discusión, es la regla de los dos adultos. El manual determina que los líderes eviten quedarse a solas con un menor, que ningún conquistador sea disciplinado sin contacto visual de otro adulto consciente de la situación, que los conquistadores sean supervisados todo el tiempo y que ningún menor sea entregado a un adulto que no sea el padre, la madre o el tutor legal sin permiso expreso y por escrito. La ARM refuerza la misma regla y añade: incluso dentro del vehículo. Lo detallamos todo en protección infantil en el club.

Las dos primeras filas son norma de la División Sudamericana. Las demás son recomendaciones de seguridad de la Adventist Risk Management publicadas en inglés para la División Norteamericana, útiles como referencia — confirme la orientación de su Campo.

🧭¿Cómo dividir los turnos: quién hace qué?

El manual resuelve el problema más común de un campamento — que todos crean que alguien ya se encargó de eso — con una división en ocho áreas de trabajo, cada una con un responsable nombrado por la Comisión Ejecutiva del Club, que después verifica el avance de cada sección. Si su directiva es pequeña, una persona puede asumir dos áreas; lo que no puede pasar es que un área quede sin responsable.

Además de las ocho áreas, tres turnos rotativos hacen que el campamento funcione día a día: el oficial del día (el líder de guardia, responsable del civismo y del orden general de ese día), el turno de cocina y el turno de inspección. Sobre la cocina, el manual permite que el club tenga una cocina central con cocinera, pero exige que, al menos una vez al año, haya un campamento en el que las propias unidades cocinen — porque de eso dependen varios requisitos de clases y especialidades, desde el menú hasta el destino de la basura.

Cierre los turnos por escrito y pegue una copia en la tienda de la cocina y otra en el tablón de anuncios. Turno acordado de palabra es turno que nadie cumple.

Las ocho áreas de trabajo de un campamento, según el Manual Administrativo del Club de Conquistadores (DSA). La columna de errores es observación editorial.

⏰¿Cómo queda la agenda de viernes a domingo?

El modelo de programación impreso en el manual tiene cuatro días, de jueves a domingo. Como la mayoría de los clubes brasileños acampa de viernes a domingo, la agenda siguiente comprime ese modelo en tres días, manteniendo los bloques y los responsables que sugiere el manual: diana, devocional con el capellán, comidas con la cocina, civismo con el oficial del día, silencio con los directores asociados y reunión de staff con el director, todas las noches.

Hay una condición innegociable en esta compresión. El manual incluye, entre las cosas que nunca pueden pasar, salir hacia el campamento el viernes por la tarde de modo que el montaje caiga en la noche del viernes. Traduciendo: en un campamento de viernes a domingo, el autobús sale por la mañana. Si su salida solo es posible por la tarde, el formato honesto es un acantonamiento o una salida del sábado por la noche al domingo — no un campamento con la carpa levantándose después de la puesta del sol.

Los horarios siguientes son un punto de partida basado en el modelo oficial. Ajústelos a la hora de la puesta del sol de su región y de la época del año — en invierno, el sábado empieza bastante antes de las 18h.

Agenda de viernes a domingo adaptada del modelo de cuatro días del Manual Administrativo (DSA). Ajuste los horarios a la puesta del sol de su región.

🕊️¿Qué cambia el sábado del campamento?

Prácticamente todo campamento de club abarca el sábado, y el manual dedica una sección entera al tema. La lógica es simple: el mandamiento no cambia de alcance porque el club esté en el monte en vez de estar en la ciudad. Y el manual llega a decir que muchos clubes generan enemistad con la Comisión de la Iglesia precisamente por no respetar el sábado en el campamento.

La lista de lo que nunca puede pasar es explícita en el manual: salir de campamento u otra actividad campestre en sábado; salir el viernes por la tarde para montar el campamento el viernes por la noche; caminatas agotadoras; instrucciones de actividades que no sean de carácter espiritual (cita como ejemplos nudos, orden cerrado y fogatas); juegos en el agua; juegos del tipo hora social; y práctica de cualquier tipo de deporte.

La contrapartida es el viernes como día de preparación. El manual manda evitar al máximo, el sábado, recoger leña, montar carpas, procurar agua potable y cocinar alimentos de preparación difícil. Todo eso entra en el turno del viernes — incluido el almuerzo del sábado adelantado. Aproveche la guía de cocina de campamento para armar un menú que resista esa anticipación.

¿Y qué poner en su lugar? El manual sugiere cantar coritos alrededor de la fogata, contar historias bíblicas, estudiar la lección de la Escuela Sabática, hacer juegos que involucren la naturaleza, cumplir los requisitos de la parte espiritual de las clases, descansar (una o dos horas después del almuerzo, según el manual, ya bastan para esa edad), hacer un culto especial y atractivo, y servir alimentos más sabrosos. La fogata del consejo, dice el manual, es ideal todas las noches y obligatoria al menos en la última.

Un detalle de planificación que salva el sábado: pida el momento devocional a la unidad con al menos tres semanas de anticipación. El manual afirma que nunca se debe pedir a una unidad, ya en el campamento, que dirija el devocional. Ellos necesitan aprender a hacerlo — y necesitan tiempo para prepararse.

🚻¿Cocina, sanitarios y qué hacer después de que termina?

Tres áreas concentran la mayor parte de los incidentes evitables de un campamento: la alimentación, el saneamiento y el cierre del evento. Empiece por el menú. El manual es directo: como el club es un departamento de la iglesia, debe observar la recomendación de no usar alimentos cárnicos en el campamento. Cada unidad puede armar su propio menú según las preferencias de sus miembros, pero la directiva supervisa — y el menú necesita incluir alimentos de todos los grupos, evitando la trampa clásica de que los fideos instantáneos se conviertan en plato principal.

Sobre higiene, el manual fija detalles fáciles de olvidar: el agua para cocinar debe filtrarse o hervirse, incluso si viene de un arroyo limpio; los alimentos no quedan en el suelo ni expuestos al sol; la vajilla se lava justo después de la comida; la basura orgánica va a un pozo de unos 20 cm de ancho por 40 cm de profundidad, cubierto con tierra; y la basura seca vuelve a casa.

En los sanitarios, dos números merecen quedar anotados en el papel del equipo de infraestructura: las letrinas quedan a al menos 15 metros de los manantiales y a 100 metros de las carpas, protegidas por vegetación y lonas no transparentes, con herramientas y cal para cubrir los desechos. El manual manda además observar la dirección del viento — que debe soplar primero sobre el campamento y solo después sobre las letrinas — y coloca su construcción entre las primeras cosas por hacer al llegar.

Al final, dos rutinas cierran el ciclo. La primera es la operación peine fino: después de desmontar todo y cargarlo en el vehículo, el grupo recorre el área y sale dejando el lugar absolutamente limpio, si es posible mejor de como estaba. La segunda es la evaluación. El manual pide que, en un plazo máximo de una semana después del campamento, con los recuerdos frescos, toda la Comisión Regular se reúna y evalúe el programa en las áreas física, mental y espiritual, con preguntas del tipo: ¿las pruebas fueron planificadas y seguras? ¿se enseñaron todos los requisitos de clase previstos? ¿hubo equilibrio entre las tres áreas?

Guarde esa evaluación por escrito. Es ella la que hace que el próximo campamento empiece 90 días antes con medio camino recorrido — y no desde cero.