Casi todo lo que existe hoy sobre cómo registrar en el SGC está en video. Genial para quien tiene tiempo y auriculares, pésimo para quien tiene la secretaría abierta a las 22h de un martes y solo necesita saber una cosa: qué va primero. Esta guía es la versión escrita de eso, en el orden en que los registros realmente dependen unos de otros.
El SGC — el Sistema de Gestión de Clubes de la División Sudamericana — es el lugar oficial donde tu club existe ante la iglesia. La DSA describe con todas las letras que los clubes son responsables directos de ingresar en el sistema los registros de miembros, fichas médicas, Clases, Especialidades, Unidades, patrimonio, agenda, documentos, tesorería, Seguro Anual, informes en línea e inscripciones a eventos. Aquí vamos a cubrir los cinco primeros, que son el corazón de la secretaría.
Si todavía no tienes acceso al sistema, empieza por la guía del SGC: qué es y cómo entrar. Si ya tienes usuario y contraseña, sigue adelante — y ten a mano la lista de miembros del año.
¿Por dónde empezar: cuál es el orden correcto de los registros?
El error clásico de quien abre el SGC por primera vez es empezar por el final — registrar especialidades antes de que exista un miembro activo, o crear una unidad antes de tener gente para poner dentro de ella. La lógica del sistema es de capas: primero existe el club, después las personas, después los grupos, después lo que esas personas conquistaron.
Vale la pena guardar esta secuencia en un papel pegado en el cuaderno de la secretaría. No cambia cuando el sistema cambia de diseño — y el SGC recibió una versión renovada, presentada por la DSA en diciembre de 2024, con pantallas distintas de las que aparecen en los tutoriales más antiguos.
| Orden | Registro | Mínimo obligatorio | Quién suele hacerlo |
|---|---|---|---|
| 1 | Datos del club | Información actualizada, principalmente coordenadas de geolocalización y texto del historial | Director o secretario |
| 2 | Miembros | Nombre completo, fecha de nacimiento, correo electrónico y situación activa, con función compatible con la edad | Secretario |
| 3 | Ficha médica | Completada por los padres o tutores, con actualización dentro de 12 meses | Secretario, a partir de lo que informa la familia |
| 4 | Unidades | De 6 a 8 conquistadores por unidad, con consejero definido | Directores asociados |
| 5 | Clases | Al menos 1 clase por miembro activo (el liderazgo no cuenta) | Instructores y secretaría |
| 6 | Especialidades | Mínimo de 5 especialidades por miembro activo | Instructores y secretaría |
Qué es norma y qué es elección del club: los mínimos de las columnas anteriores provienen de documentos oficiales — el Manual Administrativo del Club de Conquistadores y los criterios públicos de clasificación de clubes de la DSA. Ya los nombres exactos de los menús, el orden de los botones y algunos campos extra pueden variar según la versión del sistema y las orientaciones de tu Asociación o Misión. Si la pantalla no coincide con lo que lees aquí, el contenido sigue siendo válido: cambió el empaque, no la exigencia.
¿Cómo registrar un miembro nuevo en el SGC?
Existen dos caminos, y la mayoría de los clubes usa los dos en el mismo año. El primero es la preinscripción en línea, en la que la propia familia completa los datos. El segundo es el registro digitado directamente por la secretaría, para quien llegó a mitad de año o no tiene internet en casa.
En el camino de la preinscripción, la guía es esta:
- El club genera el código de matrícula. Es un código corto, generado por club (no por miembro) dentro del SGC, y puede renovarse tantas veces como sea necesario.
- La familia abre la página pública del club en el portal Encontre um Clube y elige iniciar el preregistro de miembro. Sin el código, el formulario no se abre.
- El responsable completa los datos — nombre completo y fecha de nacimiento entre ellos — y acepta los términos, que están integrados en la propia pantalla de matrícula.
- El club confirma o rechaza. Lo que llega es una preinscripción: solo se convierte en miembro después de que la directiva la acepta dentro del SGC.
Nota de transparencia sobre esta sección: el detalle del flujo de preinscripción anterior proviene de un comunicado de la DSA del 01/12/2022, firmado por el webmaster del SGC, que circula reproducido en blogs del movimiento — no es una página oficial abierta. La longitud exacta del código y la disposición de los campos pueden haber cambiado con la nueva versión del sistema. Lo que es estable es la lógica: el código es del club, el llenado es de la familia, y la confirmación es de la directiva dentro del SGC.
Lo que no puede faltar en el registro: nombre completo, fecha de nacimiento (es ella la que define la clase de la edad y el ala), correo electrónico y la marca de activo. El correo electrónico parece un detalle, pero no lo es: el acceso del miembro a la tarjeta virtual usa el código del club, el correo registrado y la fecha de nacimiento — todos completados por el club en el sistema. Registro sin correo electrónico es miembro sin tarjeta virtual.
Un cuidado que evita dolores de cabeza a fin de año: quien salió del club necesita ser inactivado, no borrado de la memoria. Un miembro que quedó marcado como activo sigue entrando en la cuenta del Seguro Anual y derriba los porcentajes de los criterios que exigen el 100% de los activos al día. Vale la misma lógica en la dirección contraria: quien entró en agosto necesita ser registrado en agosto, y no en diciembre. Si la secretaría de tu club todavía funciona en cuaderno, vale la pena leer la guía de la secretaría del club antes de migrar todo de una vez.
Lo que varía: la lista de documentos en papel que el club exige en la inscripción (ficha impresa, copia de documento, comprobante de domicilio, autorización de salida) la define el propio club y las orientaciones de tu Campo. Lo que es común a todos es el registro en el sistema — ese no es opcional.
Ficha médica: ¿por qué vence todos los años?
Porque la orientación oficial de la DSA para directores lo dice con claridad: la ficha médica tiene vigencia de 12 meses. Y hay un detalle que casi todo secretario descubre tarde — aunque nada haya cambiado en la salud del conquistador, la ficha necesita ser confirmada y actualizada en el SGC, para que la fecha de actualización quede siempre dentro de los 12 meses. El momento natural para hacer esto es el reinicio de las actividades del club.
En el ranking oficial de los clubes, la ficha médica vale hasta 75 puntos, y el criterio exige el 100% de los miembros activos con su respectiva ficha actualizada. No hay término medio: es el porcentaje de miembros al día lo que define la puntuación.
El porqué educativo: la ficha médica no existe para sumar puntos. Existe para el día en que el club esté a tres horas de casa, en un campamento, y alguien necesite saber si ese conquistador tiene alergia a algún medicamento o usa algo de forma continua. Llenarla por llenarla no protege a nadie — vale la pena sentarse con los padres una vez al año y revisarla de verdad. Es la misma lógica de cuidado que sostiene todas las normas de protección del menor dentro del club.
Lee tambiénSGC de los Conquistadores: la guía definitiva¿Cómo registrar unidades — y qué exige la norma?
Aquí la norma es bastante específica, y proviene del Manual Administrativo del Club de Conquistadores: todos los conquistadores deben dividirse en unidades, agrupados por sexo y franja etaria aproximada, y cada unidad debe tener de 6 a 8 conquistadores — el número que el manual considera apropiado para que el programa funcione. Cada unidad es coordinada por un consejero y, como máximo, un consejero asociado.
El paso a paso en el sistema sigue esta estructura:
- Crea la unidad con nombre, ala (femenina o masculina) y el consejero responsable ya registrado como miembro — por eso el registro de personas viene antes.
- Vincula a los miembros a la unidad, respetando la franja etaria aproximada y el límite de 6 a 8.
- Registra los cargos internos. El capitán y el secretario de unidad son elegidos por los propios miembros en la primera reunión del año, con un mandato de tres meses a un año, según lo que decida la Comisión Ejecutiva del club.
- Mantén al día el informe del Rincón de la Unidad — vale hasta 150 puntos, empatado con el Seguro Anual y el Ranking del Campo como el criterio de mayor peso, y exige el 100% de los miembros activos con los datos completados. Atención a un detalle que confunde a mucha gente: según el criterio oficial, ese informe no se completa en el registro del SGC — el acceso es del consejero, por el portal Encontre um Clube. Es un motivo más para que la unidad exista en el sistema antes de diciembre.
Lo que varía: el nombre de la unidad, el banderín, el grito y la identidad visual son elección del club — ninguna norma obliga a usar animal, planta o estrella. Quien decide es la directiva junto con la propia unidad. Si quieres entender la lógica detrás de todo esto antes de escribir cualquier cosa, vale la pena leer el artículo sobre el sistema de unidades.
El porqué: la unidad no es un cajón administrativo, es el núcleo pedagógico del club. Una unidad de 15 conquistadores no es una unidad grande — es una unidad que no funciona, porque el consejero deja de conocer a cada uno. El límite de 6 a 8 existe para proteger la relación, no para complicar el registro.
Clases y especialidades: ¿quién registra y quién aprueba?
Esta es la confusión más costosa del SGC, así que vamos a separarla bien: el club registra, pero no es el club quien aprueba. El Manual Administrativo es directo al decir que es función exclusiva de los regionales — y de los distritales, cuando ellos los autorizan — evaluar el cumplimiento de las Clases, de las Especialidades y de los requisitos para la admisión en pañoleta, además de aprobar la entrega de los emblemas. El manual también orienta que esas evaluaciones ocurran con, al menos, tres semanas de anticipación a la ceremonia de investidura o de entrega.
En la práctica, esto significa que registrar todo en el sistema a último momento no acelera nada: sin evaluación, no hay aprobación. Y las clases regulares siguen la edad — Amigo (10 años), Compañero (11), Explorador (12), Pionero (13), Excursionista (14) y Guía (15), cada una con su color, además de las seis clases avanzadas correspondientes. Si la duda es qué clase cursa cada conquistador, la tarjeta de clase explica el funcionamiento del registro.
| Criterio | Qué exige el criterio oficial | Puntos en el ranking |
|---|---|---|
| Seguro anual | 100% de los miembros activos incluidos en el seguro vigente dentro del SGC (el liderazgo no cuenta: tiene Seguro Integrado con el Ministerio Joven) | hasta 150 |
| Rincón de la Unidad | 100% de los miembros activos con datos completados en el Informe del Rincón de la Unidad, al que accede el consejero en el portal Encontre um Clube | hasta 150 |
| Tarjetas de clases | 100% de los miembros activos (excepto liderazgo) con el llenado, aunque sea parcial, de los requisitos — también por el Rincón de la Unidad, vía consejero | hasta 100 |
| Ficha médica | 100% de los miembros activos con ficha actualizada | hasta 75 |
| Actualización de registros | 100% de los miembros activos revisados y actualizados en el año vigente | hasta 50 |
| Términos de adhesión | 100% de los miembros activos con autorización recolectada por el SGC, por el portal Encontre um Clube y por el Portal de Eventos | hasta 50 |
| Accesos del secretario | Secretario activo, con un mínimo de 48 accesos por año (promedio de 4 por mes) | hasta 50 |
| Clases | Al menos 1 clase por miembro activo (el liderazgo no cuenta) | hasta 25 |
| Especialidades | Al menos 5 especialidades por miembro activo | hasta 25 |
| Datos del club | Registro completo, con geolocalización y texto del historial — criterio de todo o nada | 0 o 25 |
La tabla anterior trae solo los criterios ligados al registro. La clasificación oficial tiene 15 criterios y suma hasta 1.000 puntos — los demás son inventario de patrimonio, agenda de actividades, documentos, tesorería y Ranking del Campo. Por encima de 800 puntos el club queda con 5 estrellas; de 500 a 799, 4 estrellas; de 300 a 499, 3 estrellas; de 150 a 299, 2 estrellas; por debajo de eso, 1 estrella.
Las clases de liderazgo siguen otra regla. Según la OMD 018/2022 — publicada el 31/05/2022 y listada oficialmente por la DSA como "Registro de Clases de Liderazgo" —, desde el 1º de junio de 2022 las clases de liderazgo pasaron a hacerse por la herramienta de la tarjeta virtual, vinculada al SGC y al portal Encontre um Clube. En la práctica, el llenado y el seguimiento de la tarjeta de Líder, Máster y Máster Avanzado ocurren en la página de la tarjeta virtual dentro del portal Encontre um Clube, con inicio de sesión mediante el código del SGC. El flujo oficial es: el director o el secretario completa uno de los requisitos en el SGC para habilitar la tarjeta del candidato; el candidato envía los requisitos en archivo (PDF para texto, JPG para fotos, sin superar los 2 MB); al llegar al 100%, la tarjeta queda pendiente para que el director la revise y recomiende la investidura; después pasa al Coordinador Regional, cuando existe en la estructura, o directamente al Campo. Aprobada por la última instancia, la clase entra automáticamente en el historial del miembro, sin procedimiento adicional.
Vale la pena recordar también la OMD 015/2018, del 04/07/2018, que, según la propia DSA, trata sobre el registro de líderes, líderes máster y líderes máster avanzado en el territorio sudamericano. El PDF oficial está digitalizado como imagen y no es buscable, así que aquí nos quedamos con lo que la DSA declara públicamente: existe un registro oficial de liderazgo, y es el que da respaldo documental a la investidura. Los resúmenes que circulan en blogs agregan plazos y cantidad de registros por nivel; como no pudimos leer el texto oficial, no repetimos esos números. Para el paso a paso de conquistar una especialidad desde cero, mira cómo conquistar una especialidad.
¿Cuáles son los errores que más cuestan puntos a fin de año?
Todos los años es la misma historia: llega diciembre, el club corre y descubre que perdió puntos por cosas pequeñas. La clasificación oficial se cierra el 31 de diciembre, y la propia DSA recomienda completar el ranking de tu Campo poco a poco, en lugar de todo de una vez.
| Error común | Qué pasa | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| El exmiembro sigue como activo | Entra en la cuenta del Seguro Anual (que exige el 100% de los activos incluidos, sin contar el liderazgo) y derriba los demás criterios que exigen el 100% de los activos | Inactivar apenas ocurra la baja, no en diciembre |
| El secretario solo entra al sistema en noviembre | Un criterio de hasta 50 puntos exige secretario activo con un mínimo de 48 accesos por año | Entrar todas las semanas, aunque sea para revisar — el promedio pedido es de 4 accesos por mes |
| Ficha médica vencida | Se pierden hasta 75 puntos y, peor aún, el club viaja sin información de salud confiable | Revisar con las familias al reiniciar las actividades, todos los años |
| Registro sin correo electrónico | El miembro no puede acceder a la tarjeta virtual | Recolectar el correo electrónico en la inscripción, junto con el teléfono del responsable |
| Miembro sin unidad | Queda fuera del Informe del Rincón de la Unidad, el criterio de 150 puntos | Distribuir a todos en unidades de 6 a 8 desde la apertura del año |
| Especialidad enseñada y no registrada | No entra en el historial y el club no alcanza el mínimo de 5 por miembro activo | Registrarla en el mismo mes en que fue evaluada |
| Evaluación agendada a último momento | Sin evaluación del Regional no hay aprobación, y la investidura queda sin respaldo | Agendarla con al menos tres semanas de anticipación a la ceremonia |
| Datos del club incompletos | El criterio es todo o nada: sin geolocalización e historial, cero puntos | Revisar una vez al año, en la primera reunión de directiva |
Fíjate en el patrón: casi ninguno de estos errores es técnico. Son errores de rutina. Y la propia clasificación lo asume así: uno de los criterios exige literalmente presencia del secretario en el sistema — un mínimo de 48 accesos al año, cerca de uno por semana. El club que trata la secretaría como un hábito semanal llega a diciembre sin sustos; el que deja acumular pasa noviembre corriendo detrás de fichas médicas en el grupo de WhatsApp. Si el Seguro Anual todavía es confuso para ti, el artículo sobre el seguro anual del club completa el panorama.
¿Qué solo el SGC resuelve — y qué queda afuera?
Hay que decirlo con todas las letras: el SGC es insustituible y ninguna otra herramienta ocupa su lugar. El registro oficial del miembro ante la iglesia, el Seguro Anual, la clasificación de los clubes, la transferencia entre clubes de la DSA, la tarjeta virtual y la validación para la inscripción en los eventos oficiales ocurren allí — y solo allí. Cualquier sistema que prometa sustituir eso está prometiendo algo que no puede cumplir.
Lo que la lista pública de funciones del SGC no cubre es la semana entre una reunión y otra: avisar a los padres del cambio de horario, guardar las fotos del campamento con autorización de imagen, repasar una especialidad en la pantalla con la unidad, organizar el evento de recaudación. Esa parte, históricamente, vive en planilla, papel y grupo de mensajes — y es exactamente ahí donde Desbravai, que es gratis, se propone ayudar, sin tocar nada de lo oficial.
| Necesidad del club | SGC (oficial) | Desbravai (día a día) |
|---|---|---|
| Registro oficial de miembros y transferencias | Sí — solo en el SGC | No lo sustituye |
| Seguro Anual y clasificación de clubes | Sí — solo en el SGC | No lo hace |
| Tarjeta virtual e historial oficial de clases | Sí — solo en el SGC | No lo hace |
| Comunicación con los padres y agenda de la semana | No aparece en la lista pública de funciones | Sí |
| Galería de fotos con control de consentimiento | No aparece en la lista pública de funciones | Sí |
| Quiz de especialidades en la reunión | No aparece en la lista pública de funciones | Sí |
Cómo leer esta tabla. La columna del SGC se armó sobre la lista de responsabilidades que la DSA publicó al anunciar el sistema — un texto antiguo, del lanzamiento — y sobre los criterios públicos de clasificación, consultados el 12 de julio de 2026. Lo que pasa es que el SGC fue reconstruido en diciembre de 2024, con decenas de recursos nuevos y un área interna que está cerrada por inicio de sesión. Es decir: "no aparece en la lista pública" no es lo mismo que "no existe en el sistema". Si tu Campo indica que alguna de estas funciones ya está en el SGC, el SGC gana — esta comparación describe lo que se puede confirmar desde afuera, no lo que existe ahí dentro.