Secretaría del club

Dentro de veinte años, alguien abrirá un armario en la iglesia, soplará el polvo de un cuaderno y encontrará tu nombre ahí: el día en que entraste al club, la clase en la que fuiste investido, la foto de aquel campamento en el que llovió todo el fin de semana. Ese baúl de recuerdos existe, tiene reglas oficiales y un guardián con nombre de cargo: la secretaría del club. Y hay más — en el Campori, esa papelería bien hecha vale muchos puntos.

🗂️¿Qué es la secretaría del club?

El Club de Conquistadores es el programa de la Iglesia Adventista del Séptimo Día para niños y niñas de 10 a 15 años — campamentos, especialidades, amistad y servicio. Y toda aventura genera historia. La secretaría es la parte del club que guarda esa historia: quién entró, qué se decidió, qué pasó en cada evento, quién ayudó al club a llegar hasta aquí.

El Manual Administrativo del Club de Conquistadores, publicado por la División Sudamericana (la sede de la iglesia para Sudamérica), dedica toda la sección 3.4 al tema. La definición del manual es directa: la secretaría funciona como una radiografía del club. Mirando los archivos, se puede saber cuándo se fundó el club, qué directores ha tenido, quién pasó por ahí y en qué clases fue investida cada persona.

Quien cuida de todo esto es el secretario (o secretaria), uno de los cargos de la dirección — nombrado por la Comisión Ejecutiva, el grupo que administra el club. ¿Quieres ver dónde encaja en el organigrama? Consulta la guía de cargos del club.

La secretaría es una radiografía del club, pues a través de ella es posible analizar la estructura del club, su organización, disciplina y compromiso con su propia memoria.Manual Administrativo del Club de Conquistadores (DSA), sección 3.4

Los cinco registros de la secretaría según el Manual Administrativo de la DSA (secciones 3.4.3 a 3.4.7).

📖¿Qué es el libro de actas?

Imagina a la dirección del club decidiendo la fecha del próximo campamento. Esa decisión no puede vivir solo en la memoria de alguien — se convierte en acta. El libro de actas registra los puntos de discusión y los resultados de todas las reuniones de las comisiones del club: la Ejecutiva (director, directores asociados, secretario y el pastor distrital o un anciano) y la Regular (toda la dirección, incluidos consejeros e instructores).

El manual acepta el acta manuscrita o mecanografiada, pero con reglas antifraude: páginas numeradas, una nota de apertura en la primera página, escritura que comienza en la primera línea, sin saltar espacios — así nadie puede agregar nada después. Es como un mensaje enviado sin botón de editar. Al final, el secretario y el director fechan y firman.

En el modelo mecanografiado, cada decisión se convierte en un voto numerado. En el propio ejemplo del manual, los votos siguen el formato año/secuencia: Voto 12/001, Voto 12/002 y así sucesivamente — parecido al número de pedido de una app de entrega: único, rastreable y en orden.

📸Libro de actos: el feed del club en papel

El libro de actos es el historial de todas las actividades que el club ha realizado en su vida. Funciona así: el club adopta una carpeta o un cuaderno y, después de cada evento, escribe un breve informe con los puntos principales. Puede ser a mano o mecanografiado — y el manual incentiva el uso de fotos para enriquecer el material.

Piensa en él como el feed del club en versión papel: cada evento se convierte en una publicación con texto y foto. Solo que aquí no hay algoritmo que esconda publicaciones antiguas — dentro de décadas, todo seguirá ahí para quien quiera hojearlo. Y a diferencia del libro de actas, el de actos no exige ninguna formalidad: cada club inventa su propio estilo.

Una idea que muchos clubes adoptan: designar a alguien como reportero de cada evento, para anotar y fotografiar en el momento. El informe sale mientras el recuerdo aún está fresco — y el libro de actos nunca se atrasa.

🌟¿Qué es el libro de oro?

Todo club tiene gente que ayuda entre bastidores: un padrino es la persona, familia o empresa que colabora económicamente — pagando la mensualidad de un conquistador, donando carpas, patrocinando el viaje al Campori. El libro de oro existe para que esa generosidad nunca se olvide.

Y el detalle es literal: según la sección 3.4.6 del manual, debe ser un cuaderno ornamentado, de color dorado. En él, el secretario registra el nombre de cada colaborador, la fecha de la alianza y deja un espacio para la firma de la propia persona. Es gratitud con ceremonia.

Además de bonito, es estratégico: cuando el club necesite apoyo de nuevo, la historia de cada alianza está registrada — y quien ya ayudó una vez suele sentirse orgulloso de ver su propio nombre en ese cuaderno.

🎒Carpeta de Campori: ¿por qué vale tantos puntos?

El Campori es el campamento gigante que reúne a decenas o cientos de clubes, con puntuación por requisitos cumplidos. Y aquí viene el secreto que todo secretario conoce: según el manual (sección 3.4.5), en un Campori un gran porcentaje de los puntos se destina a la carpeta de secretaría. Es decir: se pueden perder puntos en el papel incluso antes de armar la primera carpa.

La carpeta es responsabilidad del secretario y debe contener todos los elementos pedidos en el manual del evento, en orden, con un informe firmado para cada requisito. Cada informe necesita: fecha, horario y lugar de la actividad; descripción de lo que se realizó; y cantidad de miembros participantes.

¿Y las fotos? El manual es claro: enriquecen y dan credibilidad, pero bajo ninguna circunstancia reemplazan el informe. Es como en la escuela: la captura de pantalla sola no vale como trabajo entregado — necesita el texto junto.

🗃️Carpetas, fichas y archivo: ¿qué más vive en la secretaría?

Cada miembro del club tiene su carpeta individual — su biografía en versión archivo. El manual (sección 3.4.1) enumera lo que va dentro: ficha de evaluación de la unidad (el grupito de 6 a 8 conquistadores que anda junto), copias de los certificados de clases, especialidades y cursos, fotos, ficha de salud y recetas médicas.

El registro también es responsabilidad del secretario. Aunque sea virtual, el manual exige una copia física en la secretaría. Y la ficha de salud se toma en serio: registra enfermedad crónica, alergia y medicamentos — si el conquistador toma medicamento en el horario de las reuniones, la información entra en la ficha con copia de la receta médica. Para las familias, eso es seguridad en la práctica.

Completan el archivo: las carpetas de las unidades, el archivo muerto (documentos antiguos, catalogados para consulta) y la correspondencia — incluyendo los oficios, el documento oficial que el club usa para comunicarse con escuelas, empresas y organismos públicos, como al solicitar el espacio de una escuela para las reuniones. El manual resume el espíritu del asunto: guardar todo de forma que, después de 5, 10, 20 o 40 años, alguien pueda leer y conocer toda la trayectoria del club.

💻¿Y el SGC, dónde entra en esta historia?

Desde el 26 de enero de 2015, los clubes de la División Sudamericana usan el SGC — Sistema de Gestión de Clubes, la plataforma en línea oficial. Ahí se guardan los registros de miembros, fichas médicas, clases, especialidades, unidades, agenda, documentos y el seguro anual (obligatorio para los clubes de la DSA desde 2010).

Papel y pantalla conviven: el manual sigue pidiendo copia física de los registros en la secretaría, y el secretario sigue rindiendo cuentas al Campo — la administración regional que acompaña a los clubes. Fuentes de apoyo para líderes mencionan el informe trimestral al Campo como una de las responsabilidades típicas del cargo, junto con el control de asistencia y la comunicación interna del club.

El sistema en sí merece una conversación propia — cómo entrar, qué se puede hacer, quién tiene acceso. Está todo en nuestra guía SGC: qué es y cómo entrar.