Tem uma pergunta que volta toda temporada de matrícula e quase nunca recebe resposta reta: quais documentos o clube é obrigado a ter? O secretário desconfia que está faltando alguma coisa, o diretor não quer descobrir isso no meio de uma viagem e o pai só quer entender por que precisa assinar quatro folhas na mesma tarde.
Este artigo é o mapa. Uma linha por documento: o que é, quando passa a ser exigido, quem assina, onde fica arquivado e por quanto tempo. A base é o Manual Administrativo do Clube de Desbravadores, da Divisão Sul-Americana — a sede da Igreja Adventista para a América do Sul, abreviada como DSA. Usamos o PDF oficial, edição 2020, 240 páginas, nas seções de secretaria (3.4), seguro anual (3.5) e finanças (3.6).
E tem uma parte que o manual simplesmente não responde: por quanto tempo guardar a ficha de um menor e como jogar fora o que venceu. Procuramos a palavra no documento inteiro — não existe prazo de guarda escrito, e a LGPD não é citada nenhuma vez. Essa conta a gente monta aqui, com a lei na mão, separando o que é norma do que é decisão da sua diretoria. Dados apurados em 22 de julho de 2026.
Quais são os documentos obrigatórios do clube, um por um?
Antes da tabela, um aviso de vocabulário. O manual separa duas coisas: Formulários (A a D) são fichas que alguém preenche; Anexos (A a F) são modelos prontos que o clube copia — três de ofício, um de controle de taxas, a carta de recomendação e a autorização de saída. É por isso que existe um “Formulário A” e um “Anexo A” — e eles não têm nada a ver um com o outro. O Formulário A é a ficha de cadastro, na página 210. O Anexo A é um modelo de ofício, na página 216.
Agora o mapa completo. As duas primeiras colunas dizem quando o documento passa a existir; a última é a única que não vem do manual — explicamos o porquê na seção de prazos.
| Documento | Quando é exigido | Quem assina | Onde fica | Guarda |
|---|---|---|---|---|
| Ficha de cadastro (Formulário A, p. 210) | Na matrícula e na renovação de cada ano | O desbravador e o pai ou responsável legal | Pasta individual na secretaria, com cópia na pasta do clube | Enquanto for membro + prazo legal |
| Ficha de saúde (Formulário B, p. 212) | Na matrícula; validade de 12 meses | Pai ou responsável legal | Pasta individual, acesso restrito | Só a versão vigente |
| Cópia da prescrição médica | Quando o membro toma remédio no horário do clube | O médico assina a receita; o clube só arquiva a cópia | Anexada à ficha de saúde | Enquanto durar o tratamento |
| Termo de compromisso com o Regulamento Interno | No ato da inscrição de cada novo membro | O desbravador e os responsáveis | Pasta individual | Enquanto for membro |
| Autorização de saída (Anexo F, p. 225) | Toda atividade fora do perímetro urbano, por estrada intermunicipal ou com pernoite | Pai ou responsável legal | Pasta do evento; uma via viaja com o diretor | Junto do relatório do evento |
| Cadastro no SGC e seguro anual | Até a data-limite que o Campo define para o ano | Diretor responde pelo cadastro do clube | Sistema oficial, com cópia física na secretaria | Enquanto o vínculo existir |
| Livro de atas | A cada reunião da Comissão Executiva ou Regular | Secretário e diretor, juntos | Secretaria; entra na lista de patrimônio | Permanente |
| Livro de atos | Depois de cada atividade realizada | Secretário (o manual não exige formalidade) | Secretaria | Permanente |
| Livro de ouro | Quando entra um padrinho ou parceiro | O próprio colaborador, ao lado do nome e da data | Secretaria | Permanente |
| Ofícios (Anexos A, B e C, p. 216 a 220) | Sempre que o clube pede bem ou serviço a uma entidade, empresa ou órgão público | Diretor do clube; nos três modelos do manual, assina também o Coordenador Regional | Pasta de correspondências enviadas e recebidas | Permanente |
| Relatório trimestral | A cada trimestre | Secretário preenche; o diretor entrega ao Distrital ou Regional | Original sobe para a Associação/Missão; cópia fica no clube | Com a prestação de contas |
| Livro caixa e cópias de notas fiscais | Mês a mês, sem exceção | Tesoureiro; o balanço vai à Comissão Executiva todo mês | Arquivado mês a mês; o dinheiro passa pela tesouraria da igreja | 5 anos |
| Registro de patrimônio | A cada aquisição relevante, e votado uma vez por ano | Comissão da Igreja local, por voto em ata | Secretaria do clube e ata da igreja | Permanente |
| Carta de recomendação (Anexo E, p. 224) | Na indicação de distrital, regional ou coordenador geral — são os três cargos do formulário | Secretário da igreja e pastor distrital | Vai ao Campo; cópia na pasta do clube | Enquanto durar o mandato |
Três leituras que ajudam a entender a tabela. Primeira: a pasta individual é uma exigência explícita da seção 3.4.1. Cada membro tem a sua, e nela mora a história dele no clube — ficha de avaliação da Unidade, cópias de certificados de Classes, Especialidades e cursos, fotos, fichas de saúde e receitas médicas. Segunda: o manual manda formar um arquivo morto com o que saiu de uso, catalogado, e deixar à mão só o que está em uso. Terceira: a autorização de saída não é um papel anual — ela é por evento, e sem ela o membro não participa.
Vale abrir o Anexo F antes de imprimir: o modelo do manual pede nome do desbravador, data de nascimento, documento, nome do evento, hora e data de saída e de volta, uma declaração sobre as condições de saúde da criança e a autorização expressa para que ela seja conduzida para fora do município. Embaixo, uma linha só: assinatura do pai ou responsável, com o número do documento de identidade. A página traz duas vias iguais, destacáveis.
Para ir mais fundo em cada frente: a rotina de arquivo e de fichas está em secretaria do clube, a contratação e os prazos da apólice em seguro anual, o cuidado com dados e com menores em proteção infantil, e onde baixar cada modelo em manuais oficiais.
Quem assina o quê — e quem não pode assinar no lugar do responsável?
Aqui mora a maior parte dos problemas reais. Um documento assinado pela pessoa errada não é um documento meio válido: ele simplesmente não protege ninguém. E, quando algo dá errado, é exatamente essa assinatura que alguém vai procurar.
| Documento | Assinatura que vale | Assinatura que não resolve |
|---|---|---|
| Ficha de cadastro (Formulário A) | Duas: a do desbravador, que assume o compromisso com o Voto e a Lei, e a do pai ou responsável legal, que declara que as informações são verdadeiras | Só a do menor; só a do conselheiro; assinatura “a pedido” |
| Ficha de saúde (Formulário B) | Pai ou responsável legal | O próprio menor, o irmão mais velho ou a tia que trouxe na reunião |
| Autorização de saída (Anexo F) | Pai ou responsável legal — quem detém a guarda | Avó, tio ou padrinho sem termo de guarda ou procuração; recado por aplicativo de mensagem |
| Livro de atas | Secretário e diretor, datando e assinando cada ata | Ata sem assinatura, com rasura ou com linhas em branco depois do texto |
| Aviso de sinistro do seguro | Diretor do clube (ou o responsável pelo clube) | Qualquer líder; o próprio segurado; a família sozinha |
| Ofício | Diretor do clube, representando o clube perante terceiros — nos modelos do manual, com o Coordenador Regional ao lado | Conselheiro ou capitão de Unidade em nome próprio |
| Registro de patrimônio | Comissão da Igreja local, por voto registrado em ata | Lista informal só do diretor, sem voto |
| Carta de recomendação (Anexo E) | Secretário da igreja (com o número do voto em ata) e o pastor distrital | Declaração de amigo, de ex-diretor ou de líder do clube |
O detalhe do Formulário A que quase ninguém repara: ele tem duas assinaturas. O desbravador assina o compromisso de seguir o Voto e a Lei e obedecer aos regulamentos; o responsável assina a declaração de veracidade das informações. Falta uma das duas, a ficha está incompleta. E existe uma segunda ficha de cadastro, na página 211, que é a da Direção — conselheiro, instrutor, capelão, diretor associado, secretário e diretor preenchem essa, não a do menor. Nela a assinatura é uma só, do próprio adulto.
Quando quem cuida da criança não é pai nem mãe: a assinatura que vale é a de quem tem a guarda legal. Avó que cria o neto, tio que é tutor, família em acolhimento — todos podem assinar, desde que apresentem o documento que comprova isso (termo de guarda, tutela ou procuração). A regra vem do Estatuto da Criança e do Adolescente, não do manual, e vale igual em qualquer clube do Brasil. Na dúvida, o secretário pede a cópia do termo e arquiva junto — é o que sustenta a assinatura depois.
Firma reconhecida: o manual pede que, quando o evento for fora do estado de origem, a assinatura do responsável seja reconhecida em cartório. O texto do manual, de 2020, ainda fala em buscar também uma autorização no Juizado de Menores; a regra processual mudou depois disso, e hoje a autorização judicial deixou de ser o caminho comum para viagem nacional acompanhada com autorização dos pais. Como o manual de 2020 não foi atualizado nesse ponto, confirme o procedimento vigente com a sua Associação antes da viagem — e trate o cuidado com menores fora da sede como parte da proteção infantil do clube.
Por quanto tempo guardar cada documento?
Vamos ser honestos com você, porque nenhuma fonte do meio costuma ser: não existe prazo de guarda escrito em norma nenhuma do movimento. Procuramos no Manual Administrativo inteiro. O manual manda guardar, catalogar e formar arquivo morto, e chega a dizer que a pasta do clube deve permitir que alguém, décadas depois, leia a trajetória do clube — mas não fixa um número de anos para nada. A palavra LGPD não aparece uma única vez no documento.
Isso não deixa o clube no escuro. Significa que o prazo vem de fora: da lei geral. E são três relógios diferentes rodando ao mesmo tempo, um para cada tipo de papel.
| Tipo de documento | O que define o prazo | Norma | Prazo prático |
|---|---|---|---|
| Livro caixa, notas fiscais, recibos, prestação de contas | Prazo do Fisco para lançar e cobrar tributo | Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174 | 5 anos |
| Ficha de cadastro, ficha de saúde, autorização de saída, relatório de acidente | Prazo para alguém pedir reparação civil por algo que aconteceu numa atividade | Código Civil, art. 206, § 3º, V (3 anos), combinado com o art. 198, I, e o art. 3º | Até o membro completar cerca de 19 anos |
| Livro de atas, livro de atos, livro de ouro, ofícios, fotos do clube | Memória institucional; entram na lista de patrimônio | Manual Administrativo, seções 3.4.1 e 3.6.5 — manda preservar a história, mas não fixa prazo | Permanente (prática, não número de norma) |
| Versão vencida da ficha de saúde | Princípio da necessidade: dado sensível só fica enquanto for necessário | LGPD, art. 6º, III, e art. 15, I | Descarte ao substituir, salvo se houve ocorrência |
Uma ressalva sobre os 5 anos do dinheiro. O prazo fiscal dos arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional corre contra quem tem CNPJ — e o clube não tem: o próprio manual manda transferir toda a receita para a tesouraria da igreja. Ou seja, a obrigação legal de guardar o comprovante é da Associação ou da igreja local. Os 5 anos entram aqui como referência prática para a cópia que fica no clube, para que ela não seja descartada antes do original. Nenhuma norma do movimento fixa esse prazo para o clube.
De onde sai o “cerca de 19 anos”. A pretensão de reparação civil prescreve em três anos (Código Civil, art. 206, § 3º, V). Só que o art. 198, I, diz que a prescrição não corre contra os absolutamente incapazes, e o art. 3º define quem são: os menores de 16 anos. Traduzindo para a rotina do clube: se um acidente acontece com um desbravador de 11 anos, o relógio dos três anos nem começou — ele só começa a correr quando aquele desbravador faz 16. Guardar a ficha e a autorização até os 19 anos do membro é o cálculo que fecha essa conta. Não é regra do manual: é o que a lei geral permite deduzir.
E a LGPD, onde entra? Ela não dá prazo — dá gatilho. O art. 15 diz quando o tratamento acaba: quando a finalidade foi alcançada, quando os dados deixaram de ser necessários, quando o titular revoga o consentimento ou quando a autoridade determina. E o art. 16 diz que, depois disso, os dados são eliminados, autorizada a conservação em quatro hipóteses: cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa com anonimização sempre que possível, transferência a terceiro dentro da lei, e uso exclusivo do controlador com os dados anonimizados. Guardar a ficha porque “um dia pode ser útil” não está em nenhuma dessas quatro.
Aviso necessário: este artigo não é consultoria jurídica. Ele mostra as normas e a conta que elas permitem fazer. Quem bate o martelo sobre o prazo de guarda do seu clube é a sua Associação ou Missão, com o jurídico da igreja — e é uma pergunta ótima de levar para a próxima reunião de diretoria com o Distrital.
Leia tambémFicha de matrícula do clubeComo descartar documento de menor sem infringir a LGPD?
Guardar demais é risco; jogar fora errado é risco maior. Uma ficha de saúde no lixo do salão da igreja é tipo sanguíneo, alergia, doença crônica e telefone de dois contatos de emergência de uma criança, tudo aberto na calçada. Por isso a eliminação também é uma etapa do tratamento de dados — e não “o fim” dele.
O enquadramento é direto. Dado de saúde é dado pessoal sensível pela LGPD. Dado de criança e adolescente tem regime próprio na mesma lei. E o Estatuto da Criança e do Adolescente, no art. 17, garante o direito ao respeito, que inclui a preservação da imagem, da identidade e dos espaços e objetos pessoais. Somados, os três fecham o raciocínio: a ficha de um desbravador não é papel do clube, é dado de uma pessoa que o clube guarda para uma finalidade.
Uma rotina de descarte que funciona no mundo real do clube, sem virar burocracia:
- Papel: fragmentadora ou picote manual em pedaços pequenos. Ficha inteira em saco de lixo não conta como eliminação.
- Digital: apagar da nuvem, da pasta compartilhada e — a parte que sempre escapa — do celular de quem tirou foto da ficha. Foto de ficha médica em conversa de grupo é cópia não controlada; ela sobrevive ao descarte do papel.
- Antes de descartar, separe o que é história: nome, ano, Unidade, Classes e Especialidades investidas podem ficar no acervo do clube. Tipo sanguíneo, doença, alergia e medicação, não. A LGPD chama isso de minimização — e o art. 16, IV permite conservar para uso exclusivo do controlador quando os dados estão anonimizados.
- Registre o que foi eliminado: uma linha no livro de atas, com data e a descrição genérica do lote, resolve. Isso é sugestão nossa de boa prática, não exigência do manual — mas é o que responde a pergunta “cadê a ficha de 2019?” sem ninguém ficar no escuro.
- Pedido da família: o responsável pode pedir a exclusão dos dados a qualquer momento. O clube atende, ressalvado o que precisa mesmo ficar por obrigação legal — e explica qual é essa parte, em vez de simplesmente negar.
Quem tem acesso à pasta é a outra metade da mesma proteção. Ficha médica não é leitura de curioso: ela existe para diretoria, conselheiro responsável pela Unidade e equipe de primeiros socorros usarem quando precisam. A lógica é a mesma do arquivo da secretaria: material em uso fica acessível a quem precisa, material fora de uso vai para o arquivo morto, catalogado e fechado.
Quais documentos vencem e precisam ser refeitos todo ano?
Metade dos furos de secretaria não é documento que falta: é documento vencido que continua na pasta parecendo válido. Esta é a lista do que tem data de validade, com o gatilho que faz cada um vencer.
| Documento | Frequência | O que dispara a renovação |
|---|---|---|
| Ficha de saúde (Formulário B) | 12 meses | Reinício das atividades do ano — a orientação oficial da DSA para diretores pede confirmação anual mesmo quando nada mudou na saúde do membro |
| Ficha de cadastro (Formulário A) | A cada matrícula | Mudança de endereço, telefone, escola, responsável — e as novas Classes e Especialidades investidas no ano |
| Cadastro no SGC e seguro anual | Anual | Data-limite definida pelo Campo; a apólice tem vigência de 1 ano e o faturamento é semestral, em abril e agosto |
| Registro de patrimônio | Anual, mais atualizações avulsas | Voto da Comissão da Igreja local, e qualquer aquisição de bem de maior valor, no mês em que ocorrer |
| Relatório ao Campo | Trimestral | Fechamento do trimestre; sobe pelo Distrital ou Regional |
| Balanço financeiro | Mensal | Apresentação à Comissão Executiva do clube |
| Autorização de saída (Anexo F) | Por evento | Cada atividade nova. Não existe autorização “do ano” que cubra todas as saídas |
| Carta de recomendação (Anexo E) | Por mandato | O próprio formulário traz o campo do ano em que a função será exercida |
Uma distinção que confunde muita gente: a validade de 12 meses da ficha médica é orientação operacional publicada no site oficial dos Desbravadores e refletida no SGC — ela não está escrita como prazo dentro do Manual Administrativo. Já a obrigatoriedade da autorização por evento está, sim, no manual, na seção que trata das reuniões extraordinárias: fora do perímetro urbano, estrada intermunicipal ou pernoite exigem autorização escrita, e sem ela o desbravador não participa.
Dica de calendário que economiza domingo: amarre a renovação das fichas ao mesmo mês em que o clube faz o cadastro no SGC. Uma reunião de matrícula, uma pilha de papel, um mutirão de digitação. Quando as duas rotinas andam separadas, a pasta física e o sistema começam a divergir — e é aí que aparece o membro que estava na reunião mas não estava no seguro.
O cadastro no SGC dispensa a pasta de papel?
Não. E essa é uma das frases mais literais do manual. A seção 3.4.2 diz, sobre o cadastro do membro, que mesmo com cadastro virtual “é necessário haver uma cópia física na secretaria do Clube”. O manual é de 2020, o SGC já existia desde 2015 — ou seja, a exigência da via física foi escrita sabendo que o sistema existe.
O SGC, o Sistema de Gerenciamento de Clubes, é a base oficial da igreja para Desbravadores e Aventureiros. Ele é onde o membro passa a existir para a estrutura: é dali que sai o registro, é dali que sai o seguro anual, e é dali que a DSA lê a saúde administrativa do clube. Na classificação por estrelas dos clubes, com regras atualizadas em 1º de janeiro de 2024, os critérios documentais pesam muito num total de 1.000 pontos: seguro anual vale até 150, ficha médica até 75, atualização de cadastros até 50, tesouraria até 50 e o critério “documentos” até 25. Se você ainda não tem acesso, comece por o que é o SGC e como entrar.
Sendo honesto sobre o nosso lado: o Desbravai não substitui o SGC e não tem como substituir. Registro de membro na estrutura da igreja e emissão do seguro anual acontecem no sistema oficial, e ponto — nenhum aplicativo de terceiro faz isso, o nosso incluído. O que o Desbravai faz é a camada do dia a dia que o sistema oficial não cobre: organizar o clube, as unidades e o material do ano. Se em algum momento você precisar escolher entre atualizar o SGC e atualizar qualquer outra ferramenta, atualize o SGC primeiro. É ele que segura o membro no seguro.
Na prática, o clube vive com três camadas ao mesmo tempo, e cada uma tem uma função: o papel assinado, que é a prova; o SGC, que é o registro oficial e o seguro; e a pasta do evento, que é o que viaja dentro da mochila do diretor no dia da atividade. Nenhuma das três cobre a falta da outra.
O que muda de um Campo para outro — e quem decide?
Se você já conversou com secretário de outro clube e ouviu uma lista de documentos diferente da sua, provavelmente ninguém estava errado. Parte da lista é igual em toda a América do Sul; parte é decidida perto de você. Saber quem decide o quê evita discussão e evita pedir da família papel que ninguém exigiu.
| Quem decide | O que fica na mão dessa instância |
|---|---|
| Divisão Sul-Americana (DSA) | O Manual Administrativo, os Formulários A a D e os Anexos A a F, a obrigatoriedade do seguro anual e a existência do SGC |
| União | Materiais de apoio, campori de União e orientações regionais que detalham o manual |
| Associação ou Missão (o “Campo”) | A data-limite de cadastro no SGC, o modelo de ficha efetivamente distribuído, se aceita matrícula on-line ou só em papel, quais cópias entram na pasta (documento de identidade, comprovante de endereço, laudos) e o formato do relatório trimestral |
| Comissão da Igreja local | O voto que autoriza cada atividade externa, o voto do registro de patrimônio e a aprovação da diretoria do clube |
| Comissão Executiva do clube | O Regulamento Interno, o termo de compromisso que acompanha a inscrição, a taxa e o calendário do ano |
A lista de cópias é o ponto que mais varia, e vale um cuidado extra. A orientação oficial para diretores publicada pela DSA cita, além da ficha de cadastro e da ficha de saúde, laudos especiais quando houver, o estatuto do clube, cópia dos documentos e cópia do comprovante de endereço do membro. Mas nem todo Campo exige tudo, e nem todo documento pedido “por costume” tem finalidade declarada. A pergunta que o secretário deve conseguir responder para cada papel é simples: para que o clube precisa disso? Se não houver resposta, não peça — é literalmente o princípio da necessidade da LGPD, e é o que evita a pasta virar um arquivo de RG de criança sem motivo.
O porquê educativo, que é onde tudo isso deixa de ser burocracia: documento em clube não existe para impressionar juiz de campori. Ele existe porque, num sábado qualquer, alguém vai torcer um tornozelo, alguém vai ter uma crise alérgica, um ônibus vai atrasar e um pai vai ligar perguntando onde o filho está. Nesse momento, a pasta certa na mão da pessoa certa é a diferença entre resolver em cinco minutos e improvisar. Secretaria organizada não é papelada — é cuidado com gente, escrito.