Hay una pregunta que vuelve cada temporada de matrícula y casi nunca recibe una respuesta clara: ¿qué documentos está obligado a tener el club? El secretario sospecha que le falta algo, el director no quiere descubrirlo en medio de un viaje y el padre solo quiere entender por qué tiene que firmar cuatro hojas en la misma tarde.
Este artículo es el mapa. Una línea por documento: qué es, cuándo empieza a exigirse, quién firma, dónde queda archivado y por cuánto tiempo. La base es el Manual Administrativo del Club de Conquistadores, de la División Sudamericana — la sede de la Iglesia Adventista para Sudamérica, abreviada como DSA. Usamos el PDF oficial, edición 2020, 240 páginas, en las secciones de secretaría (3.4), seguro anual (3.5) y finanzas (3.6).
Y hay una parte que el manual simplemente no responde: por cuánto tiempo guardar la ficha de un menor y cómo desechar lo que venció. Buscamos la palabra en todo el documento — no existe un plazo de conservación por escrito, y la LGPD no se cita ni una sola vez. Esa cuenta la armamos aquí, ley en mano, separando lo que es norma de lo que es decisión de tu directiva. Datos verificados el 22 de julio de 2026.
¿Cuáles son los documentos obligatorios del club, uno por uno?
Antes de la tabla, una aclaración de vocabulario. El manual separa dos cosas: los Formularios (A a D) son fichas que alguien completa; los Anexos (A a F) son modelos ya listos que el club copia — tres de oficio, uno de control de tasas, la carta de recomendación y la autorización de salida. Por eso existe un “Formulario A” y un “Anexo A” — y no tienen nada que ver entre sí. El Formulario A es la ficha de inscripción, en la página 210. El Anexo A es un modelo de oficio, en la página 216.
Ahora el mapa completo. Las dos primeras columnas dicen cuándo empieza a existir el documento; la última es la única que no viene del manual — explicamos el porqué en la sección de plazos.
| Documento | Cuándo se exige | Quién firma | Dónde queda | Conservación |
|---|---|---|---|---|
| Ficha de inscripción (Formulario A, p. 210) | En la matrícula y en la renovación de cada año | El conquistador y el padre o responsable legal | Carpeta individual en la secretaría, con copia en la carpeta del club | Mientras sea miembro + plazo legal |
| Ficha de salud (Formulario B, p. 212) | En la matrícula; vigencia de 12 meses | Padre o responsable legal | Carpeta individual, acceso restringido | Solo la versión vigente |
| Copia de la receta médica | Cuando el miembro toma un medicamento en el horario del club | El médico firma la receta; el club solo archiva la copia | Adjunta a la ficha de salud | Mientras dure el tratamiento |
| Compromiso con el Reglamento Interno | En el momento de la inscripción de cada nuevo miembro | El conquistador y los responsables | Carpeta individual | Mientras sea miembro |
| Autorización de salida (Anexo F, p. 225) | Toda actividad fuera del perímetro urbano, por carretera intermunicipal o con pernocte | Padre o responsable legal | Carpeta del evento; una copia viaja con el director | Junto con el informe del evento |
| Registro en el SGC y seguro anual | Hasta la fecha límite que el Campo define para el año | El director responde por el registro del club | Sistema oficial, con copia física en la secretaría | Mientras exista el vínculo |
| Libro de actas | En cada reunión de la Comisión Ejecutiva o Regular | Secretario y director, juntos | Secretaría; entra en la lista de patrimonio | Permanente |
| Libro de actos | Después de cada actividad realizada | Secretario (el manual no exige formalidad) | Secretaría | Permanente |
| Libro de oro | Cuando ingresa un padrino o colaborador | El propio colaborador, junto al nombre y la fecha | Secretaría | Permanente |
| Oficios (Anexos A, B y C, p. 216 a 220) | Siempre que el club solicita un bien o servicio a una entidad, empresa u organismo público | Director del club; en los tres modelos del manual, también firma el Coordinador Regional | Carpeta de correspondencia enviada y recibida | Permanente |
| Informe trimestral | Cada trimestre | El secretario lo completa; el director lo entrega al coordinador Distrital o Regional | El original sube a la Asociación/Misión; la copia queda en el club | Junto con la rendición de cuentas |
| Libro de caja y copias de facturas | Mes a mes, sin excepción | Tesorero; el balance va a la Comisión Ejecutiva todos los meses | Archivado mes a mes; el dinero pasa por la tesorería de la iglesia | 5 años |
| Registro de patrimonio | En cada adquisición relevante, y votado una vez al año | Comisión de la Iglesia local, por voto en acta | Secretaría del club y acta de la iglesia | Permanente |
| Carta de recomendación (Anexo E, p. 224) | En la designación de distrital, regional o coordinador general — son los tres cargos del formulario | Secretario de la iglesia y pastor distrital | Va al Campo; copia en la carpeta del club | Mientras dure el mandato |
Tres lecturas que ayudan a entender la tabla. Primera: la carpeta individual es una exigencia explícita de la sección 3.4.1. Cada miembro tiene la suya, y en ella vive su historia en el club — ficha de evaluación de la Unidad, copias de certificados de Clases, Especialidades y cursos, fotos, fichas de salud y recetas médicas. Segunda: el manual manda formar un archivo muerto con lo que salió de uso, catalogado, y dejar a mano solo lo que está en uso. Tercera: la autorización de salida no es un papel anual — es por evento, y sin ella el miembro no participa.
Vale la pena abrir el Anexo F antes de imprimir: el modelo del manual pide nombre del conquistador, fecha de nacimiento, documento, nombre del evento, hora y fecha de salida y de regreso, una declaración sobre las condiciones de salud del niño y la autorización expresa para que sea trasladado fuera del municipio. Abajo, una sola línea: firma del padre o responsable, con el número del documento de identidad. La página trae dos copias iguales, para recortar.
Para profundizar en cada frente: la rutina de archivo y de fichas está en secretaría del club, la contratación y los plazos de la póliza en seguro anual, el cuidado con los datos y los menores en protección infantil, y dónde descargar cada modelo en manuales oficiales.
¿Quién firma qué — y quién no puede firmar en lugar del responsable?
Aquí está la mayor parte de los problemas reales. Un documento firmado por la persona equivocada no es un documento medio válido: simplemente no protege a nadie. Y, cuando algo sale mal, es exactamente esa firma la que alguien va a buscar.
| Documento | Firma que vale | Firma que no sirve |
|---|---|---|
| Ficha de inscripción (Formulario A) | Dos: la del conquistador, que asume el compromiso con el Voto y la Ley, y la del padre o responsable legal, que declara que la información es verdadera | Solo la del menor; solo la del consejero; firma “a pedido” |
| Ficha de salud (Formulario B) | Padre o responsable legal | El propio menor, el hermano mayor o la tía que lo trajo a la reunión |
| Autorización de salida (Anexo F) | Padre o responsable legal — quien tiene la custodia | Abuela, tío o padrino sin acta de custodia o poder; mensaje por aplicación de chat |
| Libro de actas | Secretario y director, fechando y firmando cada acta | Acta sin firma, con tachaduras o con líneas en blanco después del texto |
| Aviso de siniestro del seguro | Director del club (o el responsable del club) | Cualquier líder; el propio asegurado; la familia sola |
| Oficio | Director del club, representando al club ante terceros — en los modelos del manual, junto al Coordinador Regional | Consejero o capitán de Unidad a título propio |
| Registro de patrimonio | Comisión de la Iglesia local, por voto registrado en acta | Lista informal solo del director, sin voto |
| Carta de recomendación (Anexo E) | Secretario de la iglesia (con el número del voto en acta) y el pastor distrital | Declaración de un amigo, de un exdirector o de un líder del club |
El detalle del Formulario A que casi nadie nota: tiene dos firmas. El conquistador firma el compromiso de seguir el Voto y la Ley y de obedecer los reglamentos; el responsable firma la declaración de veracidad de la información. Si falta una de las dos, la ficha está incompleta. Y existe una segunda ficha de inscripción, en la página 211, que es la de la Dirección — consejero, instructor, capellán, director asociado, secretario y director completan esta, no la del menor. En ella la firma es una sola, la del propio adulto.
Cuando quien cuida al niño no es el padre ni la madre: la firma que vale es la de quien tiene la custodia legal. Una abuela que cría al nieto, un tío que es tutor, una familia de acogida — todos pueden firmar, siempre que presenten el documento que lo comprueba (acta de custodia, tutela o poder). La regla viene del Estatuto del Niño y del Adolescente, no del manual, y vale igual en cualquier club de Brasil. Ante la duda, el secretario pide la copia del acta y la archiva junto — es lo que respalda la firma después.
Firma legalizada: el manual pide que, cuando el evento sea fuera del estado de origen, la firma del responsable esté legalizada ante notario. El texto del manual, de 2020, todavía habla de buscar también una autorización del Juzgado de Menores; la norma procesal cambió después de eso, y hoy la autorización judicial dejó de ser el camino habitual para un viaje nacional acompañado con autorización de los padres. Como el manual de 2020 no fue actualizado en este punto, confirma el procedimiento vigente con tu Asociación antes del viaje — y trata el cuidado de los menores fuera de la sede como parte de la protección infantil del club.
¿Por cuánto tiempo guardar cada documento?
Seamos honestos contigo, porque casi ninguna fuente del medio suele serlo: no existe un plazo de conservación escrito en ninguna norma del movimiento. Buscamos en todo el Manual Administrativo. El manual manda guardar, catalogar y formar un archivo muerto, y llega a decir que la carpeta del club debe permitir que alguien, décadas después, lea la trayectoria del club — pero no fija un número de años para nada. La palabra LGPD no aparece ni una sola vez en el documento.
Eso no deja al club en la oscuridad. Significa que el plazo viene de afuera: de la ley general. Y son tres relojes distintos corriendo al mismo tiempo, uno para cada tipo de papel.
| Tipo de documento | Qué define el plazo | Norma | Plazo práctico |
|---|---|---|---|
| Libro de caja, facturas, recibos, rendición de cuentas | Plazo del fisco para liquidar y cobrar tributos | Código Tributario Nacional, arts. 173 y 174 | 5 años |
| Ficha de inscripción, ficha de salud, autorización de salida, informe de accidente | Plazo para que alguien reclame una reparación civil por algo ocurrido en una actividad | Código Civil, art. 206, § 3º, V (3 años), combinado con el art. 198, I, y el art. 3º | Hasta que el miembro cumpla alrededor de 19 años |
| Libro de actas, libro de actos, libro de oro, oficios, fotos del club | Memoria institucional; entran en la lista de patrimonio | Manual Administrativo, secciones 3.4.1 y 3.6.5 — manda preservar la historia, pero no fija plazo | Permanente (práctica, no un número de la norma) |
| Versión vencida de la ficha de salud | Principio de necesidad: el dato sensible solo se conserva mientras sea necesario | LGPD, art. 6º, III, y art. 15, I | Se descarta al reemplazarla, salvo que haya habido una incidencia |
Una salvedad sobre los 5 años del dinero. El plazo fiscal de los arts. 173 y 174 del Código Tributario Nacional corre contra quien tiene CNPJ (el registro fiscal de personas jurídicas en Brasil) — y el club no lo tiene: el propio manual manda transferir todo el ingreso a la tesorería de la iglesia. Es decir, la obligación legal de guardar el comprobante es de la Asociación o de la iglesia local. Los 5 años entran aquí como referencia práctica para la copia que queda en el club, para que no se descarte antes que el original. Ninguna norma del movimiento fija ese plazo para el club.
De dónde sale el “alrededor de 19 años”. La pretensión de reparación civil prescribe en tres años (Código Civil, art. 206, § 3º, V). Solo que el art. 198, I, dice que la prescripción no corre contra los absolutamente incapaces, y el art. 3º define quiénes son: los menores de 16 años. Traducido a la rutina del club: si un accidente le pasa a un conquistador de 11 años, el reloj de los tres años ni siquiera empezó — solo empieza a correr cuando ese conquistador cumple 16. Guardar la ficha y la autorización hasta los 19 años del miembro es el cálculo que cierra esa cuenta. No es una regla del manual: es lo que la ley general permite deducir.
¿Y dónde entra la LGPD? No da un plazo — da un disparador. El art. 15 dice cuándo termina el tratamiento: cuando se alcanzó la finalidad, cuando los datos dejaron de ser necesarios, cuando el titular revoca el consentimiento o cuando la autoridad lo determina. Y el art. 16 dice que, después de eso, los datos se eliminan, salvo que se conserven bajo cuatro supuestos: cumplimiento de una obligación legal o regulatoria, estudio por un organismo de investigación con anonimización siempre que sea posible, transferencia a un tercero dentro de la ley, y uso exclusivo del responsable con los datos anonimizados. Guardar la ficha porque “algún día puede servir” no encaja en ninguno de esos cuatro casos.
Aviso necesario: este artículo no es asesoría jurídica. Muestra las normas y la cuenta que ellas permiten hacer. Quien tiene la última palabra sobre el plazo de conservación de tu club es tu Asociación o Misión, junto con el área jurídica de la iglesia — y es una pregunta excelente para llevar a la próxima reunión de directiva con el coordinador Distrital.
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Guardar de más es un riesgo; tirar mal es un riesgo mayor. Una ficha de salud en la basura del salón de la iglesia es el tipo de sangre, la alergia, la enfermedad crónica y el teléfono de dos contactos de emergencia de un niño, todo expuesto en la vereda. Por eso la eliminación también es una etapa del tratamiento de datos — y no “el fin” de él.
El encuadre es directo. El dato de salud es un dato personal sensible según la LGPD. El dato de niños y adolescentes tiene un régimen propio dentro de la misma ley. Y el Estatuto del Niño y del Adolescente, en su art. 17, garantiza el derecho al respeto, que incluye la preservación de la imagen, la identidad y los espacios y objetos personales. Sumados, los tres cierran el razonamiento: la ficha de un conquistador no es papel del club, es el dato de una persona que el club guarda con una finalidad.
Una rutina de descarte que funciona en el mundo real del club, sin volverse burocracia:
- Papel: trituradora o corte manual en pedazos pequeños. Una ficha entera en la bolsa de basura no cuenta como eliminación.
- Digital: borrar de la nube, de la carpeta compartida y — la parte que siempre se escapa — del celular de quien le tomó foto a la ficha. Una foto de ficha médica en un chat grupal es una copia sin control; sobrevive al descarte del papel.
- Antes de descartar, separa lo que es historia: nombre, año, Unidad, Clases y Especialidades obtenidas pueden quedar en el acervo del club. Tipo de sangre, enfermedad, alergia y medicación, no. La LGPD llama a esto minimización — y el art. 16, IV permite conservar para uso exclusivo del responsable cuando los datos están anonimizados.
- Registra lo que se eliminó: una línea en el libro de actas, con fecha y la descripción genérica del lote, resuelve. Esto es una sugerencia nuestra de buena práctica, no una exigencia del manual — pero es lo que responde a la pregunta “¿dónde está la ficha de 2019?” sin que nadie se quede a oscuras.
- Pedido de la familia: el responsable puede solicitar la eliminación de los datos en cualquier momento. El club lo atiende, salvo lo que realmente debe quedar por obligación legal — y explica cuál es esa parte, en vez de simplemente negarse.
Quién tiene acceso a la carpeta es la otra mitad de la misma protección. La ficha médica no es lectura para curiosos: existe para que la directiva, el consejero responsable de la Unidad y el equipo de primeros auxilios la usen cuando la necesiten. La lógica es la misma del archivo de la secretaría: el material en uso queda accesible para quien lo necesita, el material fuera de uso va al archivo muerto, catalogado y cerrado.
¿Qué documentos vencen y hay que rehacer cada año?
La mitad de los agujeros de secretaría no son documentos que faltan: son documentos vencidos que siguen en la carpeta pareciendo válidos. Esta es la lista de lo que tiene fecha de vencimiento, con el disparador que hace que cada uno venza.
| Documento | Frecuencia | Qué dispara la renovación |
|---|---|---|
| Ficha de salud (Formulario B) | 12 meses | Reinicio de las actividades del año — la orientación oficial de la DSA para directores pide confirmación anual incluso cuando no cambió nada en la salud del miembro |
| Ficha de inscripción (Formulario A) | En cada matrícula | Cambio de dirección, teléfono, escuela, responsable — y las nuevas Clases y Especialidades investidas en el año |
| Registro en el SGC y seguro anual | Anual | Fecha límite definida por el Campo; la póliza tiene vigencia de 1 año y la facturación es semestral, en abril y agosto |
| Registro de patrimonio | Anual, más actualizaciones puntuales | Voto de la Comisión de la Iglesia local, y cualquier adquisición de un bien de mayor valor, en el mes en que ocurra |
| Informe al Campo | Trimestral | Cierre del trimestre; sube por el coordinador Distrital o Regional |
| Balance financiero | Mensual | Presentación a la Comisión Ejecutiva del club |
| Autorización de salida (Anexo F) | Por evento | Cada actividad nueva. No existe una autorización “del año” que cubra todas las salidas |
| Carta de recomendación (Anexo E) | Por mandato | El propio formulario trae el campo del año en que se ejercerá la función |
Una distinción que confunde a mucha gente: la vigencia de 12 meses de la ficha médica es una orientación operativa publicada en el sitio oficial de los Conquistadores y reflejada en el SGC — no está escrita como plazo dentro del Manual Administrativo. En cambio, la obligatoriedad de la autorización por evento sí está en el manual, en la sección que trata de las reuniones extraordinarias: fuera del perímetro urbano, carretera intermunicipal o pernocte exigen autorización escrita, y sin ella el conquistador no participa.
Un tip de calendario que ahorra domingos: ata la renovación de las fichas al mismo mes en que el club hace el registro en el SGC. Una reunión de matrícula, una pila de papeles, una jornada de carga de datos. Cuando las dos rutinas van por separado, la carpeta física y el sistema empiezan a divergir — y ahí es cuando aparece el miembro que estaba en la reunión pero no estaba en el seguro.
¿El registro en el SGC hace innecesaria la carpeta de papel?
No. Y esta es una de las frases más literales del manual. La sección 3.4.2 dice, sobre el registro del miembro, que aun con registro virtual “es necesario que haya una copia física en la secretaría del Club”. El manual es de 2020, el SGC ya existía desde 2015 — es decir, la exigencia de la copia física se escribió sabiendo que el sistema existe.
El SGC, el Sistema de Gestión de Clubes, es la base oficial de la iglesia para Conquistadores y Aventureros. Es ahí donde el miembro pasa a existir para la estructura: de ahí sale el registro, de ahí sale el seguro anual, y de ahí la DSA lee la salud administrativa del club. En la clasificación por estrellas de los clubes, con reglas actualizadas el 1º de enero de 2024, los criterios documentales pesan mucho dentro de un total de 1.000 puntos: el seguro anual vale hasta 150, la ficha médica hasta 75, la actualización de registros hasta 50, la tesorería hasta 50 y el criterio “documentos” hasta 25. Si todavía no tienes acceso, empieza por qué es el SGC y cómo entrar.
Siendo honestos sobre nuestro propio rol: Desbravai no reemplaza al SGC y no hay forma de que lo reemplace. El registro del miembro en la estructura de la iglesia y la emisión del seguro anual ocurren en el sistema oficial, y punto — ninguna aplicación de terceros hace eso, la nuestra incluida. Lo que Desbravai hace es la capa del día a día que el sistema oficial no cubre: organizar el club, las unidades y el material del año. Si en algún momento tienes que elegir entre actualizar el SGC y actualizar cualquier otra herramienta, actualiza primero el SGC. Es él quien mantiene al miembro dentro del seguro.
En la práctica, el club vive con tres capas al mismo tiempo, y cada una tiene una función: el papel firmado, que es la prueba; el SGC, que es el registro oficial y el seguro; y la carpeta del evento, que es lo que viaja dentro de la mochila del director el día de la actividad. Ninguna de las tres suple la falta de la otra.
¿Qué cambia de un Campo a otro — y quién decide?
Si alguna vez hablaste con el secretario de otro club y escuchaste una lista de documentos distinta de la tuya, probablemente nadie estaba equivocado. Parte de la lista es igual en toda Sudamérica; otra parte se decide cerca de ti. Saber quién decide qué evita discusiones y evita pedirle a la familia un papel que nadie exigió.
| Quién decide | Qué queda en manos de esa instancia |
|---|---|
| División Sudamericana (DSA) | El Manual Administrativo, los Formularios A a D y los Anexos A a F, la obligatoriedad del seguro anual y la existencia del SGC |
| Unión | Materiales de apoyo, camporí de Unión y orientaciones regionales que detallan el manual |
| Asociación o Misión (el “Campo”) | La fecha límite de registro en el SGC, el modelo de ficha realmente distribuido, si acepta matrícula en línea o solo en papel, qué copias entran en la carpeta (documento de identidad, comprobante de domicilio, informes médicos) y el formato del informe trimestral |
| Comisión de la Iglesia local | El voto que autoriza cada actividad externa, el voto del registro de patrimonio y la aprobación de la directiva del club |
| Comisión Ejecutiva del club | El Reglamento Interno, el compromiso que acompaña la inscripción, la cuota y el calendario del año |
La lista de copias es el punto que más varía, y merece un cuidado extra. La orientación oficial para directores publicada por la DSA cita, además de la ficha de inscripción y la ficha de salud, informes especiales cuando los haya, el estatuto del club, copia de los documentos y copia del comprobante de domicilio del miembro. Pero no todos los Campos exigen todo, y no todo documento pedido “por costumbre” tiene una finalidad declarada. La pregunta que el secretario debe poder responder para cada papel es simple: ¿para qué lo necesita el club? Si no hay respuesta, no lo pidas — es literalmente el principio de necesidad de la LGPD, y es lo que evita que la carpeta se convierta en un archivo de documentos de identidad de niños sin motivo.
El porqué educativo, que es donde todo esto deja de ser burocracia: un documento en el club no existe para impresionar a un juez de camporí. Existe porque, un sábado cualquiera, alguien se va a torcer un tobillo, alguien va a tener una crisis alérgica, un autobús se va a atrasar y un padre va a llamar preguntando dónde está su hijo. En ese momento, la carpeta correcta en manos de la persona correcta es la diferencia entre resolverlo en cinco minutos e improvisar. Secretaría organizada no es papeleo — es cuidado por la gente, puesto por escrito.