Fundar el club es la parte que tiene manual bonito y foto de la votación en el acta. Lo que casi nadie cuenta es qué hacer el lunes siguiente — cuando la iglesia ya aprobó, el Campo ya devolvió el nombre oficial y tienes 30 niños inscritos, dos carpas prestadas y ninguna idea de por dónde empezar.
Esta guía cubre la etapa siguiente a la fundación. Si tu club todavía está en la fase de la votación, del pastor y del asesoramiento con la Asociación, empieza por cómo abrir un club de Conquistadores. Si ya pasaste eso, es aquí: los primeros 90 días, divididos en doce reuniones y tres bloques de checklist — qué registrar, qué comprar y qué formar primero.
Todo lo que está marcado como norma viene del Manual Administrativo del Club de Conquistadores (División Sudamericana, edición 2020) y de las Orientaciones del Ministerio de Conquistadores (OMDs). El resto — el orden de las reuniones, lo que cabe en cada domingo — es un armado editorial sobre lo que la norma exige, y está señalado como tal.
El club fue aprobado. ¿Qué cambia a partir de ahora?
Hasta la aprobación, quien conducía era la iglesia: la Comisión de la Iglesia vota la fundación, elige a los líderes que van a formar el club y envía al Campo tres sugerencias de nombre, en orden de preferencia. Es el Ministerio de Conquistadores de la Asociación o Misión quien analiza y divulga el nombre oficial aprobado (Manual Administrativo, sección 5.1). A partir del momento en que ese nombre regresa, la pelota cambia de mano.
Lo que dice la norma. El director y los directores asociados son designados anualmente por la Comisión de Nombramientos de la iglesia local. El director necesita tener como mínimo 18 años, ser miembro regular de la Iglesia Adventista, concluir el Curso de Capacitación Básica de dirección y, de preferencia, estar investido como Líder — si todavía no lo es, debe iniciar de inmediato la tarjeta de Clases Agrupadas y después la de Líder. Todos los demás cargos (consejeros, instructores, tesorero y capellán) no son nombrados por la iglesia: son nombrados por la Comisión Ejecutiva del club, formada por el director, los asociados, el secretario y el pastor distrital o el anciano.
Lo que varía — y quién decide. La fecha del Curso de Capacitación Básica, el calendario de eventos del Campo, el valor de la mensualidad, la fecha límite de registro para el seguro y hasta el día de la semana de la reunión cambian de Asociación a Asociación y de año a año. Quien responde por esto es tu Regional o Distrital, no el manual. Llama a la secretaría del Ministerio de Conquistadores del Campo y pide el calendario del año antes de marcar cualquier cosa.
Por qué esto importa. Un club nuevo suele morir por dos motivos opuestos: o la directiva se queda esperando que alguien de afuera le diga qué hacer, o el director intenta hacerlo todo solo. El Manual es explícito respecto al segundo: las comisiones existen para descentralizar el trabajo — “no es bueno que toda la dirección del club recaiga sobre una o dos personas apenas”. La reunión de Comisión Ejecutiva y de Comisión Regular ocurre por lo menos una vez al mes (sección 3.3.6). El propio Manual es más exigente en otro tramo: en el capítulo de planificación dice que “es importante que la Comisión Regular del Club se reúna semanalmente para mantener la planificación en ejecución” y que toda reunión debe ser precedida por una breve reunión de la dirección. Las dos lecturas están en el mismo documento: el mínimo es mensual, lo recomendado es semanal.
¿Qué registrar, comprar y formar primero?
La tentación del club nuevo es comprar antes de registrar. Es el camino equivocado: carpa sin seguro es deuda con riesgo. La tabla de abajo organiza los 90 días en tres bloques, en el orden en que la norma exige cada cosa. Es una organización editorial — el Manual no publica este cuadro —, pero cada línea apunta a una exigencia real.
| Bloque | Registrar | Comprar / conseguir | Formar |
|---|---|---|---|
| Días 1 a 15 (antes de la primera reunión) | Registro del club en el SGC; acta de la votación de la iglesia; oficio pidiendo el lugar de las reuniones | Libro de actas numerado con acta de apertura, carpeta por miembro, formularios de inscripción y de ficha de salud | Comisión Ejecutiva y Comisión Regular constituidas; nombres de los consejeros e instructores votados |
| Días 16 a 45 (reuniones 1 a 5) | Todos los miembros activos en el SGC con ficha médica; unidades registradas; agenda anual aprobada por la Comisión de la Iglesia | Banderas (Brasil, estado, municipio, Conquistadores y club), banderín de cada unidad, botiquín de primeros auxilios | Unidades divididas por sexo y edad; capitán y secretario de cada unidad elegidos; tarjeta “Nuestro Club” iniciada con los novatos |
| Días 46 a 90 (reuniones 6 a 12) | Seguro anual solicitado (registro activo en el SGC); autorizaciones escritas de los padres para la primera salida; libro de actos abierto | Uniforme oficial y pañoletas con broche; material de la primera especialidad; equipo de campamento según el presupuesto | Clases regulares en marcha por edad; primera actividad fuera de la sede; ceremonia de admisión programada |
Dos cosas de esta tabla son norma dura, no sugerencia. La primera: toda actividad que ocurra fuera de la sede necesita ser aprobada por la Comisión de la Iglesia, y la planificación anual del club es aprobada por ella al comienzo del año — lo que, en la práctica, convierte la agenda del año en un documento votado (Manual, secciones 4.9 y 4.9.2). La segunda: todo movimiento financiero del club pasa por la tesorería de la iglesia local — el Manual llama inaceptable que el club mantenga una “caja paralela”. El tesorero del club controla entradas y salidas, pero no guarda el dinero.
Sobre la mensualidad, el Manual es directo: todos pagan, incluidos los miembros de la directiva. En una región de bajos ingresos el valor debe ser simbólico, pero debe existir — la lógica declarada es educativa, mostrar que lo que vale la pena tiene un costo. El valor en sí lo decide el club, dentro de la realidad de las familias.
¿Cómo queda el cronograma de las 12 primeras reuniones?
Aviso de honestidad antes de la tabla: el Manual Administrativo no publica un cronograma de doce reuniones. Define lo que necesita ocurrir (la estructura de la reunión, la elección de los oficiales de unidad, el período de adaptación, la admisión) y deja la secuencia en manos de la directiva. El cuadro de abajo encadena esas exigencias en orden, considerando reuniones semanales los domingos — el formato recomendado por la norma.
| # | Semana | Qué sucede | Ancla en la norma |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Ceremonia de apertura: el director declara abiertas las actividades y clava la hachuela en el tronco. Presentación de la directiva, división de las unidades y elección del capitán y del secretario de cada unidad | Manual 4.10.1 (apertura) y 3.2.2 (elección en la primera reunión del año) |
| 2 | 2 | Primer programa completo: civismo, himno, ideales, devocional, orden cerrado, rincón de la unidad, instrucción y recreación. Recoger fichas de inscripción y fichas de salud que faltaron | Manual 4.6 (estructura de las reuniones) y 3.4.2 (registro y ficha de salud) |
| 3 | 3 | Inicio de la tarjeta “Nuestro Club” con los novatos: historia, ideales, emblemas y lo básico del funcionamiento del club | Manual 4.10.2 (requisito para recibir la pañoleta) |
| 4 | 4 | Primera instrucción de Clase por edad, con cerca de 50 minutos reservados. Orden cerrado en entrenamiento corto, máximo 30 minutos | Manual 4.1.1 (instrucción) y 4.5.7 (límite del entrenamiento) |
| 5 | 5 | Segunda reunión de padres — la primera, según la norma, es el mismo día de las inscripciones: repaso de las normas del club, de las responsabilidades y del programa del año. Los consejeros continúan con la visita a los hogares | Manual 5.1, ítem 7 (reunión de padres el día de las inscripciones) e ítem 8 (visita después de las inscripciones); 3.3.5 (programa de visitación del consejero) |
| 6 | 6 | Primera actividad fuera de la sede: caminata corta o proyecto comunitario. Autorización escrita de los padres si se sale del perímetro urbano | Manual 4.6 (salir de la sede al menos una vez al mes; autorización por escrito) |
| 7 | 7 | Primera especialidad del club, con un grupo lo bastante pequeño para que el instructor le dé atención a todos | Manual 4.2 (Especialidades) |
| 8 | 8 | Rincón de la unidad con identidad completa: nombre, banderín, grito de guerra y carpeta de la unidad al día | Manual 3.2.1 (identidad instituida por la Comisión Ejecutiva) |
| 9 | 9 | Ensayo de la ceremonia de admisión y revisión del uniforme oficial de gala pieza por pieza. El ensayo es práctica del club; lo que la norma exige es el uniforme completo el día de la ceremonia | Manual 4.10.2 (uniforme oficial de gala obligatorio para recibir la pañoleta) |
| 10 | 10 | Evaluación de la tarjeta “Nuestro Club”: el club y el Regional evalúan a cada candidato a la pañoleta | Manual 4.10.2 (evaluación con el Regional) |
| 11 | 11 | Proyecto comunitario y reunión de Comisión Regular de balance de los 90 días, con diagnóstico honesto: quién se quedó, quién desapareció, qué no funcionó. Las comisiones ya venían reuniéndose desde el primer bloque — esta es la de cierre del ciclo | Manual 3.3.6 (funciones de la Comisión Regular) y 6.2 (actividades comunitarias) |
| 12 | 12 a 13 | Ceremonia de admisión: entrega de la pañoleta a quien cumplió la tarjeta y permaneció en el período de adaptación | Manual 5.1, ítem 8 (adaptación de 2 a 3 meses) y 4.10.2 (admisión) |
Nota que la reunión 12 cae alrededor del día 85 — dentro de la ventana de 2 a 3 meses que el Manual cuenta desde el día de las inscripciones hasta el fin del período de adaptación. No es coincidencia: los 90 días del club nuevo terminan con la pañoleta al cuello de quienes se quedaron. Como el conteo empieza en las inscripciones y no en la reunión 1, tu calendario puede cerrar un poco antes o un poco después. Para el detalle de lo que sucede en cada domingo, el guion de reunión abre la mañana minuto a minuto.
Lo que varía: muchos clubes se reúnen los sábados por la tarde, fuera del horario del culto joven, y el Manual lo acepta — siempre que el programa oficial no se vea perjudicado. También es común que el Campo pida un descanso mensual para las familias. Ajusta el cronograma al calendario de tu Asociación antes de imprimirlo.
Lee tambiénPrograma de la reunión del club¿Cuántas unidades y cuántos consejeros necesita el club?
Esta es la cuenta que más confunde a las directivas nuevas, y la norma es bien específica. Cada unidad tiene de 6 a 8 conquistadores, agrupados por sexo y franja etaria aproximada, y está coordinada por un consejero y, como máximo, un consejero asociado.
| Escenario | Unidades | División | Consejeros necesarios |
|---|---|---|---|
| Ideal descrito en el Manual | 12 | 6 masculinas y 6 femeninas, una para cada edad (10 a 15 años) | 12 |
| Mínimo de trabajo | 6 | 3 masculinas y 3 femeninas, en las franjas 10-11, 12-13 y 14-15 años | 6 |
| Club con 30 inscritos | 4 a 5 | Respetando el tope de 8 por unidad | 4 a 5 |
Lo que dice la norma. El estándar de 6 a 8 siempre debe seguirse: si sobra gente, se crea otra unidad para la misma edad; si falta, el club hace campaña para inscribir a más conquistadores. Los nombres de las unidades son instituidos por la Comisión Ejecutiva, deben tener relación con el nombre del club y nunca se cambian — la unidad no deja de existir aunque quede inactiva. El capitán y el secretario de unidad son conquistadores de 10 a 15 años, elegidos por votación de la propia unidad en la primera reunión del año, con un mandato de tres meses a un año, según lo que defina la Comisión Ejecutiva.
Quién puede ser consejero. El Manual exige ser cristiano convertido, miembro bautizado y tener como mínimo 16 años. La OMD 009/2014 confirma los 16 años para consejero de unidad y demás funciones de liderazgo, fija 18 años para el director y establece la regla que vale para todo: ninguna actividad ocurre sin un adulto mayor de edad presente. Al mismo tiempo, el capítulo de fundación recomienda consejeros mayores de edad — hombre para unidad de varones, mujer para unidad de mujeres. En la práctica: un joven de 16 años puede conducir una unidad, nunca solo.
Por qué esto importa. El sistema de unidades es el núcleo del club; si es deficiente, el Manual dice que el club pierde el enfoque. Vale la pena entender el diseño completo en qué es el sistema de unidades antes de improvisar grupos de quince niños con un solo consejero.
¿Qué deben tener la secretaría y la tesorería antes de la reunión 1?
El Manual llama a la secretaría el “rayo X del club”. En un club nuevo es más que eso: es la única prueba de que ese club existe. Empieza por el mínimo viable:
- Libro de actas — registro de las reuniones de la Comisión Ejecutiva y de la Regular. Páginas numeradas, acta de apertura en la primera hoja, anotaciones sin saltar renglón y sin tachaduras, fechadas y firmadas por el secretario y el director.
- Libro de actos — el historial de las actividades: un informe corto después de cada evento, con fotos. Sin formalidad obligatoria.
- Carpeta individual por miembro — ficha de inscripción (formulario A), ficha de salud (formulario B), copias de certificados y evaluaciones de la unidad.
- Carpetas de las unidades — guardadas en la secretaría, retiradas solo para actualización.
- Libro de oro — registro de los padrinos y socios que ayudan financieramente, con fecha y firma.
- Oficios — el documento oficial para pedir un salón de escuela, apoyo o material a empresas y organismos públicos.
La ficha de salud merece atención especial en el club nuevo, porque es la que evita el susto en la primera salida: alergia, enfermedad crónica, medicación en horario de reunión. Si el conquistador necesita tomar un medicamento durante el programa, eso tiene que constar en la ficha, con copia de la receta médica adjunta. Y aun con el registro digital en el SGC, el Manual pide una copia física en la secretaría.
En la tesorería, tres reglas cierran el tema: todo el movimiento pasa por la tesorería de la iglesia local; el tesorero del club no es quien guarda el dinero; y no se acumulan secretaría y tesorería en la misma persona, a menos que tenga mucho tiempo libre. Si hay dificultad para liberar recursos, el camino es el pastor distrital y, si persiste, el Ministerio de Conquistadores del Campo.
Seguro y SGC: ¿por qué esto viene antes de la primera salida?
Porque sin registro activo no hay cobertura. El seguro anual dejó de ser opcional en 2010, por decisión entre la División Sudamericana y el Ministerio de Conquistadores, y es operado por la ARM Sudamericana. El Manual registra la vigencia de 1 año y la forma de contratación como sistema en línea; el seguro anual es uno de los módulos que administra el SGC, y lo que habilita la cobertura es el registro del miembro activo y actualizado. Si tu Campo exige algún paso adicional además del registro, es él quien te lo informa — pregunta.
Quién queda cubierto. Todo miembro regular y activo con registro actualizado — directiva, miembros, regionales y coordinadores. Quién no queda cubierto: equipo de apoyo, padres que acompañan al club, ancianos y cualquier persona que no sea miembro regular. Esto suele agarrar de sorpresa a un club nuevo en la primera caminata, cuando tres padres deciden ir también.
Lo que cubre el seguro. Muerte accidental, invalidez permanente por accidente, gastos médicos, hospitalarios y odontológicos, rescate de emergencia y repatriación — y vale incluso en el trayecto de casa hasta el lugar de la actividad, siempre que la actividad haya sido autorizada por la comisión de la iglesia local. El siniestro debe ser comunicado por el director dentro de los 20 días corridos, y el pago es por reembolso: el club o la familia adelanta el gasto y después lo reclama. Los detalles están en seguro anual del club.
Sobre plazos y valores, sé escéptico. El Manual, en la edición 2020, describe una facturación semestral en abril y agosto y orienta a que el club obtenga del Campo cuál es la fecha límite de registro. Hubo comunicados posteriores de la DSA que alteraron el proceso. No confíes en una fecha que leíste en internet — incluida esta: llama a tu Asociación o Misión y confirma la ventana del año.
Y dónde entra Desbravai. Con todas las letras: el SGC es insustituible. El registro oficial del club y de los miembros, el seguro anual, la tarjeta virtual de clase y la clasificación por estrellas solo existen ahí — ningún sistema de terceros hace eso, y ninguno debería intentarlo. Desbravai sirve para el otro lado del día a día (organizar reuniones, unidades, asistencia, comunicación con las familias), y no sustituye ni un solo campo del SGC.
¿Cuándo entrega el club la pañoleta — y qué viene después de los 90 días?
La pañoleta no se entrega el día de la inscripción. El Manual describe un tiempo de adaptación, generalmente de 2 a 3 meses, en el que el conquistador descubre si realmente quiere continuar — y advierte a la directiva que no se asuste con las deserciones en ese período. Quien permanece recibe la pañoleta en la ceremonia de admisión.
Para ser admitido, el candidato necesita cumplir todos los requisitos de la tarjeta “Nuestro Club”, disponible en la Asociación o Misión y en el sitio oficial. Concluida la tarjeta, el club y el Regional hacen una evaluación; una vez aprobado, va a la ceremonia. La ceremonia tiene elementos obligatorios: himno de los Conquistadores, ideales, banderas, uniforme oficial de gala y oración de dedicación. Un detalle que casi todo club nuevo se equivoca: la admisión es el único momento en que el conquistador usa el uniforme sin la pañoleta — y solo puede usar el uniforme después de ser aprobado. El paso a paso está en admisión en pañoleta.
Pasados los 90 días, el club entra en el ritmo normal del año: clases por edad avanzando, una salida de la sede por mes, proyecto comunitario periódico, comisiones reunidas mensualmente y el calendario del Campo pesando cada vez más. Al final del año llegan la investidura, la entrega de la Insignia de Excelencia (indicada por la Comisión Regular y confirmada por la Comisión Ejecutiva, que exige ser miembro activo del club durante un año o más) y la clasificación del club en el SGC.
Sobre la clasificación, vale saber desde ya: son 15 criterios y hasta 1.000 puntos, y el club llega a 5 estrellas por encima de 800 puntos. Tres criterios empatan en el mayor peso, con hasta 150 puntos cada uno: seguro anual, rincón de la unidad (ranking de unidades) y ranking del Campo. Dos de ellos son exactamente lo que organizas en los primeros 90 días; el tercero depende de la evaluación de tu Campo. Justo debajo vienen las tarjetas de clase (hasta 100) y la ficha médica (hasta 75). Las reglas de esta clasificación se actualizaron el 1 de enero de 2024; confirma la versión vigente en el portal oficial de clubes antes de trazar una meta.