Toda familia que matricula a un hijo en el Club de Conquistadores firma dos fichas. La primera es la de registro. La segunda es la ficha médica — y es la que casi nadie lee con atención, a pesar de ser la única que responde una pregunta muy concreta: si le pasa algo a ese conquistador a tres horas de casa, ¿qué necesita saber ahora mismo el adulto que está a su lado?
La buena noticia es que esta ficha no es invención de ningún club. Es el Formulario B del Manual Administrativo del Club de Conquistadores, publicado por la División Sudamericana, y hoy también la genera el SGC, el sistema oficial de secretaría. Tiene formato, tiene campos definidos y tiene plazo de validez.
La parte que cambió — y que la mayoría de los clubes todavía no ha asimilado — es la jurídica. El dato de salud es dato personal sensible según la LGPD (Ley General de Protección de Datos). El dato de salud de un niño de 11 años es dato sensible y dato de menor, con regla propia. Eso cambia quién puede abrir la carpeta, qué puede preguntar el club y por dónde esa ficha no puede circular de ninguna manera. Vamos por partes.
¿Qué es la ficha médica del conquistador y cuál es el formulario oficial?
La ficha médica (o ficha de salud, que es como la llama el manual) es el Formulario B del Manual Administrativo del Club de Conquistadores, de la División Sudamericana. Aparece en el manual justo después del Formulario A, que es la ficha de registro. Son documentos hermanos: uno dice quién es el conquistador, el otro dice qué necesita su cuerpo.
El manual es directo sobre su función. En el punto 3.4.2, al tratar el registro, el texto dice que, además de los datos personales y escolares, es necesario añadir una ficha de salud de cada conquistador para averiguar si tiene alguna enfermedad crónica, alergia o necesita algún medicamento. No es papeleo de archivo: es triaje.
Hoy existen dos versiones en circulación, y las dos son legítimas. La primera es el Formulario B impreso, que está en el propio manual — breve, cabe en una página. La segunda es el modelo generado por el SGC, el Sistema de Gestión de Clubes de la DSA, que sale con el pie de página "Generado por el Sistema de Gestión de Clubes — División Sudamericana de la IASD" y es bastante más detallado. El ejemplar que consultamos fue descargado de un repositorio de archivos de terceros y tiene metadatos de 2019, así que el diseño dentro del sistema puede haber cambiado — verifica lo que genera hoy tu SGC. Si tu club usa el SGC (y debería), la versión del sistema es la que vale, porque es la que ve la asociación.
Lo que varía: algunas asociaciones y misiones distribuyen un modelo propio, con campos adicionales exigidos por el Campo local o por el sitio de acampada. Esto está permitido, siempre que se incluyan los campos del formulario oficial. Quien decide es el Departamento de Conquistadores de tu Asociación/Misión — pregunta a tu regional antes de imprimir 60 copias de un modelo bajado de internet.
¿Qué campos debe tener la ficha médica?
Esta es la tabla que casi nadie publica. A continuación, la comparación entre el Formulario B del manual y el modelo generado por el SGC, campo por campo, según los dos documentos consultados el 12 de julio de 2026.
| Bloque | Formulario B (Manual Administrativo) | Modelo generado por el SGC |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre del conquistador | Nombre y fecha de llenado |
| Atención | No consta | Plan de salud y número de la tarjeta del SUS |
| Tipo sanguíneo | Tipo sanguíneo y factor RH | Tipificación (A, B, O, AB) y factor RH (positivo/negativo) |
| Vacunación e historial | Vacunación al día: tétanos y fiebre amarilla | No tiene campo de vacunación. Trae "qué enfermedades ya tuvo": varicela, meningitis, hepatitis, dengue, neumonía, malaria, fiebre amarilla, H1N1, cólera, rubéola, sarampión, tétanos, viruela, tos ferina, difteria, paperas, rinitis, bronquitis |
| Enfermedades y condiciones | Diabetes, epilepsia, cardíacas, hemofilia, asma (bronquitis) y campo libre | Problema cardíaco, diabetes, desmayo o convulsión, seguimiento psicológico, discapacidad, intolerancia a la lactosa |
| Alergias | Penicilina, picadura de insectos y cuatro campos libres | Alergia a medicamento, alergia en la piel y alergia general — cada una con el campo "qué medicamentos usa" |
| Historial reciente | No consta | Cirugías, fractura reciente, herida grave reciente, transfusión de sangre y motivo de internación en los últimos 5 años |
| Contactos de emergencia | Dos personas, con nombre, parentesco y teléfono | Viene del registro del miembro (Formulario A), no de la ficha de salud |
| Firma | Firma del padre o responsable | Firma y CPF del responsable |
Fíjate en el detalle que engaña a mucha gente: el modelo del SGC no tiene campo de contacto de emergencia. Esos teléfonos quedan en el registro del miembro. Si el club imprime solo la ficha de salud para llevar a una salida, sale de casa sin los teléfonos de los padres. Imprime los dos documentos, o arma una hoja de portada por unidad con nombre, alergia, medicación y dos teléfonos.
El porqué educativo: los campos no están ahí por burocracia. El tipo sanguíneo y el factor RH orientan el auxilio en un accidente. La alergia a un medicamento evita que alguien ofrezca el analgésico equivocado. Una convulsión o un problema cardíaco cambian por completo la conducta de quien llega primero. La tarjeta del SUS y el plan de salud definen a dónde se lleva al conquistador. Marcar "no" en todo, sin conversar con la familia, convierte la ficha en un papel bonito e inútil.
¿Cuánto tiempo vale la ficha médica — y cuál es la rutina del año?
La orientación oficial de la DSA para directores es clara: la ficha médica tiene una validez de 12 meses. Pasado ese plazo, está vencida — aunque la salud del conquistador no haya cambiado en nada.
Este punto suele agarrar a los clubes por sorpresa, porque la actualización no depende de que haya novedades. Si la familia confirma que todo sigue igual, la ficha de todos modos necesita ser reconfirmada y regrabada en el SGC, para que la fecha de actualización vuelva a quedar dentro de los 12 meses. El momento natural para hacerlo es el reinicio de las actividades del club, junto con la matrícula del año.
También hay un efecto práctico en el bolsillo del club. En la clasificación de clubes por estrellas de la DSA (reglas actualizadas el 1 de enero de 2024), el criterio "ficha médica" vale de 0 a 75 puntos de un total de 1.000, y solo puntúa completo con el 100 % de los miembros activos al día. Como referencia, 5 estrellas exige más de 800 puntos. Setenta y cinco puntos son la diferencia entre categorías para muchos clubes.
La rutina que funciona en los clubes organizados cabe en cuatro movimientos por año, y casi toda ella vive en la secretaría del club.
| Cuándo | Qué hacer | Quién |
|---|---|---|
| Apertura del año | Recoger la ficha médica nueva o reconfirmada, con la firma del responsable, junto con la matrícula | Secretaría |
| Hasta 30 días después | Cargar o reconfirmar todo en el SGC, para reiniciar el reloj de los 12 meses | Secretario(a) |
| Antes de cada salida | Imprimir la hoja de portada por unidad: nombre, alergia, medicación y dos teléfonos | Directiva |
| Antes del campori | Verificar la ficha en el sistema de inscripción del evento y los plazos del manual del Campo | Directiva |
Sobre las herramientas, sin rodeos: el SGC es el sistema oficial e insustituible. Es ahí donde existe el registro del miembro ante la Iglesia, es ahí donde se activa el seguro anual y es lo que ve la Asociación/Misión. Ninguna aplicación de terceros — incluido Desbravai — sustituye eso, y desconfía de quien diga lo contrario. Lo que hacen herramientas de apoyo como Desbravai es la capa del día a día: hacer seguimiento de plazos, organizar la comunicación con los padres, armar la lista de la salida. El registro y el seguro siempre siguen en el SGC.
El porqué educativo: un niño de 10 años cambia mucho en un año. Aparece asma, se descubre una alergia, entra un medicamento de uso continuo, sale otro. Una ficha de 2023 dentro de la carpeta de 2026 no es solo una pendiente de secretaría — es información equivocada en manos de quien va a socorrer.
Lee tambiénFicha de matrícula del club¿Quién puede ver la ficha médica en el club?
Seamos honestos: el Manual Administrativo no publica una lista de quién puede y quién no puede abrir la ficha médica. Lo que establece es la custodia. Y a partir de esa custodia, sumada a la LGPD, sí se puede responder con seguridad.
Lo que dice la norma sobre la custodia: el manual determina que cada miembro tenga una carpeta individual en la secretaría del club, y que en ella queden las fichas de salud y las recetas médicas. También determina que el secretario del club es el responsable del registro y de la actualización de todos los datos. Y agrega un punto que mucha gente ignora: aunque el registro sea virtual, es necesario que haya una copia física en la secretaría. El SGC no exime del papel.
Lo que agrega la LGPD es el principio de necesidad (art. 6º, III): solo se trata el dato indispensable para la finalidad. Traducido al club: nadie necesita ver la ficha completa solo por ser líder. Necesita verla quien va a actuar.
| Quién | Acceso razonable | Por qué |
|---|---|---|
| Director(a) del club | Ficha completa | Es quien responde por los menores durante las actividades oficiales |
| Secretario(a) | Ficha completa | Es el responsable del registro y de la actualización (manual, punto 3.4.2) |
| Consejero de unidad | Solo lo esencial: alergia, medicación de uso continuo y contactos | Es quien está más cerca en los primeros minutos |
| Equipo médico o socorrista | Ficha completa, en el momento de la emergencia | Protección de la vida y de la integridad física (LGPD, art. 11, II, "e") |
| Dirección del campori / Asociación | Por los datos del sistema de inscripción | Es la base que consulta el equipo de salud del evento |
| Otros conquistadores y otros padres | Ninguno | Un dato sensible de menor no es asunto de terceros |
Lo que varía y quién decide: la división exacta del acceso es decisión de la directiva del club, dentro de lo que oriente la Asociación/Misión. Un club de 25 miembros funciona con una carpeta y dos personas; uno de 120 necesita una regla por escrito. Lo que no varía es el piso legal: quien no necesita el dato para cuidar del conquistador no tiene por qué verlo.
Una consecuencia práctica que vale la pena escribir en la pared: la ficha médica no va a un grupo de WhatsApp, ni a una planilla compartida con enlace público, ni al celular personal de quien dejó la directiva el año pasado. Esto conecta directamente con las reglas de protección infantil que el club ya sigue.
¿Qué exige la LGPD a un club que guarda datos de salud de un menor?
Aquí está el encuadre que prácticamente ningún material de club explica. La Ley 13.709/2018 (LGPD) clasifica el dato referente a la salud como dato personal sensible (art. 5º, II). Y el art. 14 crea un régimen propio para datos de niños y adolescentes, que deben tratarse en su mejor interés. La ficha médica del conquistador cae en las dos categorías al mismo tiempo.
Una precisión que casi ningún material tiene en cuenta y que importa en un club de 10 a 15 años: la ley separa niño de adolescente. Según el ECA, niño es hasta los 12 años incompletos; adolescente, de 12 a 18. Y el consentimiento de los padres del art. 14, § 1º está escrito para niños — el texto no repite la exigencia para adolescentes, y los §§ 2º, 4º y 5º remiten todos al § 1º. En la práctica, esto no libera al club de nada: el adolescente sigue siendo menor, quienes responden por él son los padres, el mejor interés del art. 14, caput, vale para ambos, y el dato de salud sigue siendo sensible. Pero significa que la firma del responsable en la ficha de un conquistador de 14 años se apoya en el conjunto — art. 11, I, más representación legal, más mejor interés — y no en una exigencia literal del § 1º.
| Situación en el club | Base legal | Qué significa esto en la práctica |
|---|---|---|
| Recolectar y guardar la ficha | Art. 11, I + art. 14, § 1º | Consentimiento específico y destacado del responsable legal. Para un conquistador menor de 12 años, el § 1º lo exige literalmente; de los 12 a los 15, rige el art. 11, I, sumado a la representación legal y al mejor interés del art. 14, caput. En ambos casos, la firma del responsable tiene peso jurídico |
| Usar la ficha en una emergencia | Art. 11, II, inciso "e" | Protección de la vida o de la integridad física del titular. El club no necesita buscar una nueva autorización para actuar o para mostrar la ficha a quien está socorriendo |
| Pedir un dato sin uso concreto | Vedado — art. 14, § 4º, y art. 6º, III | La ley prohíbe condicionar la participación del niño a la entrega de información personal más allá de la estrictamente necesaria para la actividad; el principio de necesidad extiende la misma lógica a todo el club |
| Explicar a la familia qué se recolecta | Art. 14, § 2º y § 6º | El club debe informar qué datos recolecta, cómo los usa, y hacerlo de forma simple, clara y accesible |
| Transferir la ficha a un tercero sin relación con el cuidado | Sin base legal | No existe hipótesis que ampare enviar un dato sensible de un menor a quien no tiene ningún papel en la atención |
Un detalle técnico que vale la pena conocer, porque suele citarse mal: el inciso "f" del art. 11, II — "tutela de la salud" — no sirve de base para el club. El texto de la ley restringe esa hipótesis a un procedimiento realizado exclusivamente por profesionales de la salud, servicios de salud o autoridad sanitaria. El Club de Conquistadores no es un servicio de salud. La base del club es el consentimiento del responsable (art. 11, I) y, en la emergencia, la protección de la vida (inciso "e").
Vale la pena registrar además que el consentimiento no es la única base legal posible para datos de niños y adolescentes. La ANPD, la autoridad nacional, publicó en 2023 el Enunciado CD/ANPD nº 1/2023, estableciendo que el tratamiento puede apoyarse en las demás hipótesis de los arts. 7º y 11 de la LGPD, siempre que se observe y prevalezca el mejor interés del niño y del adolescente. En la práctica del club, esto refuerza — y no relaja — el cuidado.
Este arreglo no choca con el ECA. El art. 4º de la Ley 8.069/1990 pone sobre la familia, la comunidad, la sociedad en general y el poder público el deber de garantizar, con absoluta prioridad, la efectividad de los derechos a la vida y a la salud del niño y del adolescente. El club es parte de esa comunidad. Guardar bien la ficha médica es ejercer ese deber, no cumplir una formalidad.
¿Quién lleva la ficha médica en la salida y en el campori?
Regla de oro: la carpeta vive en la secretaría, pero la información viaja con el club. Dejar la única copia guardada bajo llave en el armario de la iglesia mientras el club acampa a 200 km es el error más común y el más costoso.
En salida, campamento y excursión, el estándar que funciona es que la directiva lleve un conjunto por unidad — ficha de salud y contactos — bajo la responsabilidad de una persona designada, normalmente el director asociado o el secretario. El manual respalda esta lógica al exigir que se sepa de antemano quién tiene una enfermedad crónica, alergia o usa medicación; y la orientación habitual entre los líderes es tener siempre la ficha a mano en las salidas — pero que quede registrado: esta frase no está escrita en el Manual Administrativo, es una práctica consolidada, no una norma publicada. Junto con ella van la autorización de salida firmada y el documento de identidad del menor.
En un campori de División, la cosa cambia, y aquí sí existe norma escrita. El Manual de Orientaciones del V Campori Sudamericano — el de Barretos, en enero de 2019, que es el manual de nivel DSA que logramos leer íntegramente — establece que habrá Hospital Central y puestos médicos en el lugar, y que cada caso será evaluado por el equipo médico según la ficha médica completada en el sistema de inscripción, que es la base de datos de cada inscrito. Es decir: en el campori de la DSA, lo que vale es la ficha digital, y el club que dejó el registro desactualizado entrega un conquistador sin historial al equipo de salud.
El mismo documento trae otros dos puntos que dependen del club: cada club debe mantener su botiquín de primeros auxilios (vale la pena revisar el kit de primeros auxilios), y el profesional de salud que lleve el club atiende por turnos en el puesto médico de su Unión, usando los medicamentos del propio botiquín del club.
Lo que varía: cada Asociación/Misión publica el manual de orientaciones de su campori, con sus propias exigencias de documentación y plazos de envío. Los camporis de Campo y de Unión suelen pedir la documentación antes del evento. Confirma con tu regional — no supongas que la regla de la DSA de 2019 es la de tu campori de 2026.
Medicación de uso continuo: ¿qué puede y qué no puede hacer el club?
Este es el punto más delicado de la ficha médica, y el manual es específico. Si el conquistador necesita tomar algún medicamento en el horario de las reuniones del club, esa información debe constar en la ficha de salud y debe anexarse a ella una copia de la receta médica. No es opcional y no se resuelve con un aviso en el grupo.
Traducido al día a día: sin receta anexada, el club no tiene forma de demostrar que está siguiendo indicación médica. Con receta anexada, existe un documento que respalda al líder, a la familia y al conquistador. La orientación difundida en los materiales brasileños de liderazgo va en la misma dirección — el medicamento se administra por prescripción médica y a pedido de los padres, nunca por iniciativa del líder que pensó que era solo un dolorcito de cabeza.
- Puede: guardar el medicamento identificado, con el nombre del conquistador, la dosis y el horario, y supervisar el uso conforme a la receta y al pedido escrito de los padres.
- Puede: registrar en la ficha la alergia a medicamentos con letra bien visible — es la información que más evita errores en un auxilio.
- No puede: ofrecer analgésico, antialérgico o cualquier remedio "gratis" del botiquín de primeros auxilios a un menor sin prescripción y sin autorización de los padres.
- No puede: dejar a cargo del propio conquistador de 11 años recordar solo un medicamento de uso continuo, sin ningún adulto que lo acompañe.
Sobre el seguro, para no crear una expectativa equivocada: el seguro anual del club cubre accidentes, no enfermedades. El manual incluye las enfermedades preexistentes entre las exclusiones y determina que el director comunique el siniestro en un plazo de hasta 20 días corridos desde la fecha del accidente, con pago por reembolso. La ficha médica no es el documento del siniestro — en las listas de documentos del seguro aparece la ficha de registro del miembro. Es decir: la ficha médica protege la atención; el seguro cubre la cuenta del accidente. Son cosas distintas, y la familia merece escucharlo con claridad.