Siempre es la misma escena. Sábado por la tarde, una mesa en la entrada de la iglesia, una pila de fichas impresas y una fila de padres con lapicera en mano. Alguien pregunta: "¿qué hay que llevar exactamente?". Y el secretario del club, que todavía va a digitar todo eso en el sistema, respira hondo.
El problema es que, cuando la familia busca "ficha de inscripción de conquistadores" en internet, lo que aparece son formularios sueltos de hace diez años, alojados en sitios de archivos, sin el sello de nadie. Algunos piden datos que hoy el club ni siquiera debería recolectar sin explicar para qué.
Esta guía junta las dos miradas — la del padre que firma y la del secretario que archiva. Vas a ver qué exige el Manual Administrativo del Club de Conquistadores en la ficha, qué documentos van anexados, cómo la ficha se convierte en registro en el SGC y después en seguro anual, y qué exige la LGPD antes de que el club publique la foto de tu hijo.
¿Qué debe tener la ficha de matrícula, según el manual?
Sí, existe un modelo oficial, y no está en un sitio de descargas al azar: está en el propio Manual Administrativo del Club de Conquistadores, publicado por la División Sudamericana (la sede de la Iglesia Adventista para América del Sur, abreviada como DSA). En la sección de formularios y anexos, el Formulario A – Ficha de registro ocupa la página 210, y el Formulario B – Ficha de salud, la página 212. Un detalle que confunde a quien abre el PDF: la página 211 trae una segunda ficha de registro, la de la Dirección — es la del consejero, del instructor, del capellán, del secretario y del director, no la del conquistador. La ficha del menor es la de la página 210.
La sección 3.4.2 del manual explica quién se encarga de esto: el secretario del club es el responsable del registro de todos los miembros y de la actualización de los datos. El registro se hace mediante un formulario personalizado, siguiendo el Formulario A, y una copia de todas las fichas queda en la carpeta del club. Y hay una frase que mucha gente olvida: aunque el registro sea virtual, el manual pide que exista copia física en la secretaría.
Además de los datos personales, escolares y de la información del club, el manual manda agregar la ficha de salud de cada conquistador, para saber si alguien tiene una enfermedad crónica, alergia o usa algún medicamento. Si el medicamento se toma en el horario de las reuniones, eso debe constar en la ficha y una copia de la receta médica va anexada. Dónde queda guardado todo esto después lo cuenta la guía de la secretaría del club.
| Bloque de la ficha | Campos del Formulario A (p. 210) | Para qué sirve en la práctica |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento | Define la edad, la clase y la unidad del conquistador |
| Dónde encontrarlo | Dirección, barrio/ciudad, provincia/estado, teléfono, correo electrónico | Contacto de emergencia, visita del consejero, avisos del club |
| Familia | Nombre del padre, nombre de la madre | Identifica quién responde legalmente por el menor |
| Escuela | Escuela, grado, turno | Ayuda a organizar horarios y a entender la rutina del adolescente |
| Salud (resumen) | Tipo de sangre, alergias, enfermedades crónicas y medicación | Primeros auxilios inmediatos; el detalle va en el Formulario B |
| Historial | Investiduras regulares y avanzadas, códigos de especialidades | Aprovecha lo que el conquistador ya conquistó en otro club o año |
| Compromisos | Firma del conquistador (texto de compromiso) y firma del padre o responsable | El niño o la niña acepta las reglas; el responsable confirma los datos y apoya al club |
Fíjate en lo que el formulario oficial no tiene: no hay campo de CPF, de RG, de ingresos familiares ni de foto del conquistador. Las copias de documentos existen, pero entran como anexo de la carpeta, con una finalidad definida — y de eso trata la próxima sección.
¿Qué campos son obligatorios, cuáles son opcionales y cuáles el club no debería pedir?
Aquí entra la parte que casi ninguna ficha antigua considera. Desde 2020, la recolección de datos en Brasil sigue la LGPD (Ley General de Protección de Datos, Ley 13.709/2018). Dos artículos rigen el asunto: el art. 6º, III, que es el principio de necesidad — solo se recolecta el mínimo necesario para la finalidad — y el art. 5º, II, que define dato personal sensible: origen racial o étnico, convicción religiosa, opinión política, afiliación sindical o a organización religiosa, dato sobre salud o vida sexual, dato genético o biométrico.
Dato sensible no está prohibido: solo puede tratarse en las hipótesis del art. 11 de la LGPD. La ficha de salud del club, por ejemplo, se apoya en el inciso "e" del art. 11, II — protección de la vida o de la integridad física. Es decir: el club pregunta sobre alergias porque algún día eso puede salvar una vida en el campamento, no por curiosidad.
| Campo | Situación | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre completo y fecha de nacimiento | Obligatorio | Formulario A; sin esto no hay clase, unidad ni registro en el sistema |
| Dirección, teléfono y correo electrónico del responsable | Obligatorio | Formulario A; contacto inmediato en emergencias y acceso del miembro al sistema |
| Nombre del padre y de la madre + firma del responsable | Obligatorio | Formulario A; identifica quién responde por el menor y valida la matrícula |
| Tipo de sangre y factor RH, vacunación, enfermedades, alergias y 2 contactos de emergencia | Obligatorio, en ficha propia | Formulario B (p. 212). Fíjate: la medicación no es un campo del Formulario B — aparece en el Formulario A ("Enfermedades crónicas/Medicación") y en la receta anexada (sección 3.4.2). Dato sensible de salud, amparado en el art. 11, II, "e" de la LGPD |
| Escuela, grado y turno | Consta en el modelo oficial | Formulario A; ayuda al club a entender la rutina del adolescente |
| Investiduras y especialidades ya conquistadas | Opcional (historial) | Formulario A; útil en la transferencia entre clubes, pero no impide la matrícula |
| Foto del conquistador | Opcional — solo con autorización escrita, específica y destacada | LGPD art. 14, § 1º y art. 8º, §§ 1º y 4º; ver la sección sobre imagen |
| Iglesia o congregación a la que asiste | Sensible: pídelo solo si hay un uso claro e informado | La convicción religiosa es un dato sensible (art. 5º, II). Ser adventista no es condición para entrar al club |
| Color/raza, ingresos familiares, religión de los padres, biometría, redes sociales del menor | No lo pidas sin base legal y finalidad escrita | No están en el formulario oficial y violan el principio de necesidad (art. 6º, III) |
| Copia de RG, CPF y partida de nacimiento | Como anexo, no como campo | El Manual pide estos documentos en la lista de siniestro del seguro (partida de nacimiento o RG del asegurado; CPF y RG de los responsables). Guardar la copia ya en la matrícula es orientación del sitio oficial, no del Manual — guárdala con finalidad declarada |
Una advertencia práctica para quien arma una ficha nueva: copiar un modelo de 2014 encontrado en internet suele traer campos que ya nadie usa y dejar afuera lo que hoy es indispensable, como el bloque de consentimiento. Es preferible partir del Formulario A y agregar solo lo que tu Campo (la Asociación o Misión que administra los clubes de la región) pida.
¿Qué documentos van junto con la ficha?
La ficha completada es solo la primera hoja. El sitio oficial de los Conquistadores, en la página de consejos para directores, enumera los documentos importantes de la matrícula: ficha de registro, ficha médica, informes especiales (si los hay), estatuto del club, copia de los documentos de los responsables y del miembro, copia del comprobante de domicilio y formulario de autorización de salida. La misma página informa que la ficha médica tiene validez de 12 meses y debe confirmarse cada año, preferentemente al reiniciar las actividades — aunque nada haya cambiado en la salud del conquistador. Vale la pena registrar de dónde viene cada regla: esa validez de 12 meses es orientación operativa del sitio oficial y del SGC; no está escrita en el Manual Administrativo, que trata la ficha de salud sin fijar un plazo.
| Documento | Para qué sirve | Con qué frecuencia |
|---|---|---|
| Ficha de registro (Formulario A) | Base del registro del miembro; el Manual la exige en la documentación de siniestro del seguro | Al ingresar, con revisión anual de los datos |
| Ficha de salud (Formulario B) | Tipo de sangre, vacunas, enfermedades, alergias y dos contactos de emergencia | Validez de 12 meses |
| Informes y receta médica | Si el conquistador usa medicación en el horario de las reuniones, la información va en la ficha y la copia de la receta, anexada (sección 3.4.2) | Siempre que haya un cambio de tratamiento |
| Estatuto o normas del club | El Manual orienta entregar las normas a los padres y explicarlas en la reunión de padres | Una vez, con actualización cuando el club cambie las reglas |
| Copia de documentos del miembro y de los responsables | Proceso de siniestro del seguro: el Manual pide partida de nacimiento o RG del asegurado y CPF y RG de los responsables. Guardar la copia ya en la matrícula es orientación del sitio oficial | Una vez, actualizando cuando venza |
| Comprobante de domicilio | Forma parte de la carpeta del miembro en la secretaría | Una vez al año es suficiente en la mayoría de los clubes |
| Autorización de salida (Anexo F, p. 225) | Obligatoria cuando la actividad sale del perímetro urbano, usa rutas interprovinciales o tiene pernocte | En cada actividad que corresponda |
Sobre la autorización de salida, el Manual es categórico (sección 4.6, p. 145): sin ella por escrito, el conquistador no participa. Y si el evento es fuera del estado o provincia de origen, el texto pide firma del responsable certificada ante notario y autorización judicial — el manual usa la expresión antigua "Juzgado de Menores"; hoy la vía correcta es el juzgado de la Niñez y la Adolescencia de la jurisdicción correspondiente. Vale la pena confirmar el procedimiento actual con la secretaría del club y con el Campo antes de cada viaje grande. Ese cuidado forma parte del mismo paquete de protección infantil que rige la vida del club.
Una duda frecuente de los padres: la ficha en sí no necesita firma certificada. La certificación de firma aparece en la regla de viaje interprovincial, no en la matrícula.
Ficha en papel, registro en el SGC y seguro anual: ¿cómo se conectan?
Esta es la parte que casi nadie le explica a la familia — y que todo secretario aprende con un susto. La ficha firmada en febrero no protege a nadie por sí sola. Es el comienzo de una cadena de tres eslabones.
| Etapa | Qué sucede | Quién lo hace | Si falla |
|---|---|---|---|
| 1. Ficha firmada | Formulario A + ficha de salud + documentos, con firma del responsable | La familia, el día de las inscripciones | Sin firma, no hay autorización para nada |
| 2. Registro en el SGC | Los datos se convierten en registro en el Sistema de Gestión de Clubes, activo desde el 26 de enero de 2015, y el miembro queda marcado como activo | Secretario del club | Un miembro fuera del sistema es un miembro invisible para el Campo |
| 3. Seguro anual | Solo entran en el seguro los miembros regulares y activos con registro actualizado | Dirección del club, dentro del plazo del Campo | Accidente sin cobertura |
| 4. Carpeta física | Copia de la ficha guardada en la secretaría, en la carpeta individual del miembro | Secretario | Ante un siniestro, el Manual exige la ficha de registro entre los documentos |
El Manual cuenta que, en 2010, quedó determinado entre la División Sudamericana y el Ministerio de Conquistadores que el seguro deja de ser opcional y pasa a ser obligatorio. La vigencia es de un año, la contratación es en línea, y el propio texto advierte: el club debe obtener del Campo la información sobre cuál es la fecha límite para registrar a los miembros en el sistema. Es decir, la fecha límite para registrar a los miembros no está en el manual — quien la define es tu Campo. Esto es distinto de la ventana de la póliza en sí: el comunicado de lanzamiento del SGC, todavía de 2015, describía un vencimiento el 31/03 y la contratación de la nueva vigencia entre el 1º y el 31 de marzo. Como es información de más de diez años, trátala como un indicio y confirma el calendario del año con la secretaría antes de contar con ella. Otro detalle que sorprende a los padres voluntarios: las personas del equipo de apoyo, como padres que acompañan al club y ancianos, no pueden incluirse en ese seguro.
¿Quieres entender el sistema por dentro, quién tiene acceso y cómo entrar? Está todo en la guía del SGC. Y aquí va la parte honesta: ninguna aplicación reemplaza al SGC. El registro oficial del miembro, la transferencia entre clubes, la tarjeta virtual y el seguro anual solo existen ahí. Herramientas como Desbravai ayudan en la vida diaria — comunicación con los padres, agenda, galería con control de consentimiento —, pero lo que garantiza que tu hijo está asegurado es el registro activo en el sistema oficial.
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Puedes hacer las dos cosas — y esta es la parte de la ficha que más cambió en los últimos años. La LGPD, en su art. 14, abre una sección exclusiva para niños y adolescentes. El encabezado dice que el tratamiento de sus datos "deberá realizarse en su mejor interés". El § 1º exige, para datos de niños, consentimiento específico y destacado, otorgado por al menos uno de los padres o por el responsable legal.
Traduciendo al lenguaje de la ficha: ese párrafo diminuto al pie, del tipo "autorizo el uso de la imagen para todos los fines", no vale. El art. 8º, § 1º manda que el consentimiento por escrito venga en una cláusula destacada de las demás, y el § 4º es todavía más directo: las autorizaciones genéricas para el tratamiento de datos son nulas. Hay que decir para qué, dónde y por cuánto tiempo.
Y se puede cambiar de opinión: según el art. 8º, § 5º, el consentimiento puede revocarse en cualquier momento, mediante un procedimiento gratuito y facilitado. En la práctica, basta un pedido escrito a la dirección del club — y el club debe dejar de usar la foto a partir de ese momento.
| Uso de la imagen | Qué pedir en la ficha | Observación |
|---|---|---|
| Identificación interna (tarjeta virtual, credencial, lista de la unidad) | Autorización propia, con finalidad escrita | Es un uso interno; la tarjeta virtual del conquistador vive dentro del sistema oficial |
| Redes sociales y sitio web del club | Casillero separado, marcado "sí" o "no", con plazo | La publicación abierta es la que más preocupa a las familias — y la más fácil de equivocar |
| Cartel, invitación y material de difusión | Otro casillero, también específico | Circula fuera del club y suele reutilizarse durante años |
| Prensa, campaña o cualquier uso comercial | Autorización aparte, caso por caso | No debe incluirse en bloque en la ficha de matrícula |
| Foto que expone una situación vergonzosa | No la publiques, aunque tengas autorización firmada | ECA, arts. 17 y 18: el derecho al respeto abarca la imagen, y es deber de todos evitar el constreñimiento |
Los arts. 17 y 18 del Estatuto del Niño y del Adolescente (Ley 8.069/1990) refuerzan este cuidado: el derecho al respeto comprende la inviolabilidad de la integridad física, psíquica y moral, incluyendo la preservación de la imagen y de la identidad; y es deber de todos velar por la dignidad del niño y del adolescente, resguardándolos de tratos vejatorios o humillantes. Una autorización firmada no autoriza la humillación.
Hay además un trasfondo más reciente: la Ley 15.211/2025, apodada "ECA Digital", sancionada el 17 de septiembre de 2025. El art. 41-A dice literalmente que ella "entra en vigor el 17 de marzo de 2026" — redacción dada por la Ley 15.352/2026, después de que la Medida Provisoria 1.319/2025 ya hubiera acortado el plazo original. Su alcance está en el art. 1º: se aplica a producto o servicio de tecnología de la información dirigido a niños y adolescentes o de acceso probable por ellos — es decir, apunta a plataformas, aplicaciones, juegos y redes, con verificación de edad, supervisión parental y moderación. Una ficha de papel sobre la mesa de la iglesia no es un producto de tecnología de la información, así que la ley no cambia la regla práctica del club (autorización del responsable, específica y destacada). Pero empuja a todos en la misma dirección: el mejor interés del niño en primer lugar. Si el club mantiene una aplicación, un grupo o una galería en línea propia, ahí sí vale la pena leer el texto de la ley con calma antes de cambiar el procedimiento.
Por último, un matiz que la mayoría de los textos ignora: la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD) publicó el Enunciado CD/ANPD nº 1, del 22 de mayo de 2023 (DOU del 24/05/2023, edición 98, sección 1, p. 129), con este contenido: el tratamiento de datos de niños y adolescentes "podrá realizarse con base en las hipótesis legales previstas en el art. 7º o en el art. 11" de la LGPD, "siempre que se observe y prevalezca su mejor interés, evaluado en el caso concreto". Es decir: el consentimiento no es la única puerta — pero sigue siendo la puerta correcta para la foto publicada, que es un uso no necesario para la actividad.
¿Quién firma qué, cuando la familia no es la estándar?
En el Formulario A hay dos firmas, con pesos diferentes. La del conquistador acompaña un texto de compromiso: seguir los principios del Voto y de la Ley, cooperar con los líderes y obedecer los reglamentos del club. Es simbólica y educativa — el niño o la niña está diciendo "acepto". La del padre o responsable es la que tiene efecto jurídico: confirma que la información es verdadera y asume el compromiso de apoyar las actividades.
¿Y cuando la vida real se complica? La LGPD habla de "al menos uno de los padres o el responsable legal" (art. 14, § 1º), así que una firma basta como regla general. Pero hay situaciones en las que el club necesita más cuidado:
- Padres separados: si existe una decisión judicial que define la custodia, quien firma es quien tiene la custodia. Es razonable que el club pida copia del documento y registre quién autoriza las salidas.
- Abuelos, tíos o un hermano mayor: solo firman con responsabilidad legal comprobada (custodia o tutela). Una nota no transfiere responsabilidad — y, en una emergencia, es el papel el que habla.
- Conquistador que llega solo, sin responsable presente: conversa con la dirección antes de matricularlo. El club no debe simplemente aceptar la firma de quien no responde legalmente por el menor.
Un detalle fino que casi nadie nota: el ECA considera niño a quien tiene hasta 12 años incompletos y adolescente a quien tiene entre 12 y 18. Como el Club de Conquistadores atiende de 10 a 15 años, la mayor parte del club está formada por adolescentes — y el § 1º del art. 14 habla literalmente de niños. Esto no exime de nada: el Manual pide la firma del responsable para todos, y el criterio del mejor interés vale para ambos grupos. Ante la duda, firma del responsable siempre.
Vale la pena recordar también el § 4º del art. 14: los controladores no deben condicionar la participación en juegos, aplicaciones de internet u otras actividades al suministro de información personal más allá de la estrictamente necesaria. Traduciendo: negarse a la foto no puede costarle a tu hijo el lugar en el club. Un detalle técnico, para quien vaya a discutir esto con la dirección: el § 4º remite a los titulares "de que trata el § 1º", que habla de niños — la lectura literal alcanza a quienes tienen menos de 12 años. Para los adolescentes de 12 a 15, el argumento se apoya en el encabezado del art. 14 (mejor interés) y en el principio de necesidad del art. 6º, III, que llevan al mismo lugar.
¿Dónde termina esta ficha después de firmada?
Se queda en la secretaría. La sección 3.4.1 del Manual determina que cada miembro tenga una carpeta individual, con su historia en ese club: ficha de evaluación de la unidad, copias de certificados de clases, especialidades y cursos, fotos, fichas de salud y recetas médicas. Es lindo de ver — y es justamente por eso que necesita cuidado.
La LGPD, en su art. 6º, VII, exige seguridad: medidas técnicas y administrativas capaces de proteger los datos de accesos no autorizados. En la vida del club, esto se traduce en cosas simples y concretas:
- Una carpeta con datos de salud no se deja sobre la mesa ni circula en la reunión. Armario cerrado, con acceso restringido a la dirección.
- La ficha no se envía por grupo de WhatsApp. Una foto de la ficha de otra persona en el celular es una filtración esperando ocurrir.
- Quien deja la dirección devuelve las copias que se llevó a casa.
- Cuando el conquistador se va del club, la ficha no se convierte en basura común: el descarte debe hacerse de forma que nadie pueda reconstruir el documento.
- Una persona responsable de responder a las familias que pregunten qué datos tiene el club — ese es un derecho del titular previsto en la ley.
Del otro lado del mostrador, para la familia, queda el consejo de oro: guarda una copia de la ficha que firmaste, incluida la parte de imagen. Si algún día necesitas pedir que se retire una foto, sabrás exactamente qué autorizaste — y el club también.